เอกสารบัญชีที่ควรเตรียมในแต่ละเดือน

1. แบ่งเอกสารเป็น 6 กลุ่มก่อนเริ่มรวบรวม

ใช้รายการต่อไปนี้เป็นจุดตั้งต้น แล้วเพิ่มหรือลดตามธุรกิจและขอบเขตที่ตกลงกับผู้ทำบัญชี ไม่จำเป็นต้องสร้างเอกสารทุกชนิดหากไม่มีรายการนั้นจริง

• รายได้และลูกหนี้: ใบเสนอราคาหรือสัญญาที่เกี่ยวข้อง ใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ หลักฐานส่งมอบงาน ใบเสร็จ ใบกำกับภาษีเมื่อเข้าหลักเกณฑ์ และใบลดหนี้หรือรายการคืนสินค้า แยกยอดที่รับแล้วกับยอดค้างรับ
• ซื้อสินค้าและค่าใช้จ่าย: เอกสารจากผู้ขาย ใบรับสินค้า หลักฐานอนุมัติ รายละเอียดวัตถุประสงค์ และหลักฐานชำระเงิน ถ้าเป็นการเบิกคืนให้ระบุผู้สำรองจ่ายและตรวจว่าไม่ได้บันทึกซ้ำ
• เงินสดและธนาคาร: รายการเดินบัญชีทุกบัญชีที่ใช้ในกิจการ รายงานเงินสดย่อย บัตรเครดิตของกิจการ และยอดจากผู้ให้บริการรับชำระเงิน พร้อมคำอธิบายรายการโอนระหว่างบัญชี
• เงินเดือนและบุคลากร: สรุปเงินเดือน ค่าตอบแทน รายการหัก การจ่าย และข้อมูลเข้า–ออกที่มีผลต่อการคำนวณ ส่งผ่านช่องทางจำกัดสิทธิ์เฉพาะผู้เกี่ยวข้อง
• สินค้าและสินทรัพย์: สรุปการรับ–จ่ายสินค้า ผลตรวจนับเมื่อมีการตรวจ รายการซื้อ ขาย หรือเลิกใช้ทรัพย์สิน และข้อมูลที่ช่วยระบุวันพร้อมใช้งาน
• ภาษีและรายการพิเศษ: หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย แบบและหลักฐานยื่นหรือชำระที่ดำเนินการแล้ว สัญญาเช่า เงินกู้ เงินเพิ่มทุน เงินทดรอง และเหตุการณ์ใหม่ที่มีผลต่อบัญชี

ครั้งแรกที่เริ่มงานควรส่งข้อมูลตั้งต้นแยกต่างหาก เช่น เอกสารกิจการ สถานะภาษี งบและบัญชียกมา รายละเอียดลูกหนี้–เจ้าหนี้ และสินทรัพย์เดิม จากนั้นแจ้งเฉพาะข้อมูลที่เปลี่ยนในแต่ละเดือน

2. จับคู่เอกสารกับเงินรับ–จ่ายให้ตรวจย้อนกลับได้

กำหนดเลขอ้างอิงเดียวกันระหว่างรายการขายหรือซื้อกับหลักฐานรับ–จ่าย หากหนึ่งยอดโอนชำระหลายใบ ให้ทำตารางแจกแจงเลขเอกสารและจำนวนเงินแต่ละใบ ส่วนยอดที่ยังไม่ทราบที่มาให้แยกเป็นรายการรอตรวจสอบพร้อมผู้รับผิดชอบ

ตัวอย่างร้านออนไลน์: รายงานแพลตฟอร์มแสดงยอดขาย 10,000 บาท หักค่าธรรมเนียม 500 บาท และโอนเข้าธนาคาร 9,500 บาท ควรส่งรายงานยอดขาย รายละเอียดค่าธรรมเนียม และหลักฐานรับเงินครบทั้งสามส่วน ตัวอย่างนี้แสดงการจับคู่ยอดเท่านั้น ไม่ได้กำหนดวิธีรับรู้รายได้หรือภาษีของทุกร้าน ซึ่งต้องพิจารณารายการจริงและสัญญา

เงินเข้าบัญชีอาจเป็นเงินกู้ เงินเพิ่มทุน หรือการรับชำระลูกหนี้เดิม ขณะที่เงินออกอาจเป็นการซื้อสินทรัพย์หรือชำระหนี้ จึงไม่ควรถือว่าเงินเข้าทั้งหมดคือรายได้ และเงินออกทั้งหมดคือค่าใช้จ่ายของเดือนนั้น

3. ตรวจคุณภาพเอกสารก่อนส่ง ไม่ใช่นับจำนวนไฟล์อย่างเดียว

• เปิดอ่านได้ครบทุกหน้า ตัวเลขและวันที่ชัดเจน ไม่มีส่วนสำคัญถูกตัดออก
• ชื่อคู่ค้า เลขที่เอกสาร วันที่ รายละเอียดรายการ และยอดเงินสอดคล้องกัน
• ตรวจใบกำกับภาษีให้มีรายการตามหลักเกณฑ์ที่ใช้กับเอกสารนั้น เช่น ข้อมูลผู้ขาย–ผู้ซื้อ เลขที่เอกสาร รายละเอียดสินค้า/บริการ และภาษีที่แสดงแยก โดยดูข้อกำหนดเพิ่มเติมเรื่องเลขผู้เสียภาษีและสาขาตามกรณี
• ระบุว่าสำเนา ต้นฉบับ หรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับจากผู้ออก และเก็บช่องทางอ้างอิงต้นทางไว้
• แยกเอกสารแก้ไขหรือยกเลิกออกจากฉบับใช้จริง แต่คงประวัติที่ตรวจสอบได้

หลักเกณฑ์ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปอยู่ใน ประมวลรัษฎากร มาตรา 86/4 ของกรมสรรพากร สลิปโอนเงินเพียงอย่างเดียวไม่ใช่ใบกำกับภาษี และการมีใบกำกับภาษีก็ไม่ได้หมายความว่าทุกรายการใช้เป็นภาษีซื้อได้โดยอัตโนมัติ ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจเงื่อนไขของรายการจริง

4. เช็กลิสต์ก่อนส่งทีมบัญชีประจำเดือน

1. แยกแฟ้มตามเดือนและประเภทเอกสาร พร้อมสรุปจำนวนรายการหรือช่วงเลขที่เอกสาร
2. ส่งรายการเดินบัญชีครบทุกบัญชีและครบช่วงวันที่ ไม่ใช้เฉพาะภาพหน้าจอบางรายการ
3. แนบรายละเอียดลูกหนี้–เจ้าหนี้ค้าง และแจ้งรายการที่เกิดแล้วแต่ยังไม่ได้รับเอกสาร
4. ทำรายการติดตามเอกสารที่ขาด ระบุชื่อผู้ติดตามและวันที่คาดว่าจะได้รับ
5. สรุปการเปลี่ยนแปลง เช่น เปิดสาขา รับพนักงาน ซื้อทรัพย์สิน หรือเพิ่มช่องทางขาย
6. ขอให้ผู้รับยืนยันชุดเอกสารที่ได้รับ และแยกสถานะ “ได้รับแล้ว” ออกจาก “ตรวจครบแล้ว”

กำหนดรอบส่งและวันติดตามเอกสารร่วมกันให้เผื่อเวลาตรวจและยื่นแบบตามหน้าที่ของกิจการ รอบส่งภายในที่ตกลงกันไม่ใช่กำหนดเวลาตามกฎหมาย และไม่ควรรอเอกสารครบทุกใบจนเลยวันดำเนินการที่จำเป็น

5. คำถามที่ผู้ประกอบการพบบ่อย

เดือนที่ไม่มีรายได้ต้องส่งอะไรไหม?

ควรยืนยันว่าไม่มีรายการขาย พร้อมส่งรายการเดินบัญชีและค่าใช้จ่ายหรือรายการอื่นที่ยังเกิดขึ้น เช่น ค่าธรรมเนียมและเงินเดือน การไม่มีรายได้ไม่ได้แปลว่าไม่มีงานบัญชีหรือไม่มีหน้าที่ทางภาษีทุกประเภท

เอกสารมาช้าหรือหายควรทำอย่างไร?

บันทึกข้อเท็จจริงและติดตามจากผู้ออกทันที ให้ทีมบัญชีประเมินผลต่อการบันทึกและภาษีตามกรณี ไม่เปลี่ยนวันที่หรือจัดทำเอกสารแทนคู่ค้าเองเพื่อให้ยอดลงตัว

ส่งภาพถ่ายแล้วทิ้งต้นฉบับได้เลยหรือไม่?

ไม่ควรทิ้งโดยอัตโนมัติ ภาพถ่ายช่วยส่งงาน แต่การเก็บแทนต้นฉบับต้องพิจารณาประเภทเอกสารและหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง แยกต้นฉบับกระดาษออกจากไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับ และกำหนดวิธีเก็บกับผู้รับผิดชอบก่อน