ยอดเงินในแอปธนาคารกับยอดบัญชีอาจต่างกันเพราะเวลาบันทึกหรือรายการตกหล่น ควรแจกแจงสาเหตุเป็นรายการและติดตามให้จบ ไม่ปรับผลต่างรวมเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายเพื่อให้ยอดเท่ากัน
แยกปัญหายอดธนาคารออกจากยอดขายก่อน
บริษัทค้าส่งมีบัญชีรับเงินหนึ่งบัญชีและบัญชีจ่ายอีกสองบัญชี เจ้าของเห็นเงินรวมในแอปครบ แต่รายงานบัญชีแสดงยอดสูงกว่าเดิมทุกเดือน ปัญหานี้อาจเกิดจากการโอนภายในที่ลงเพียงขาเดียว ค่าธรรมเนียมที่ไม่ได้ส่งเอกสาร หรือเช็คที่ยังไม่ถูกเรียกเก็บ ไม่ได้แปลว่าเงินหายทุกครั้ง
เริ่มตรวจทีละเลขบัญชีและใช้วันสิ้นเดือนเดียวกัน อย่านำยอดวันนี้ไปเทียบรายงานเดือนก่อน หรือรวมทุกธนาคารจนผลต่างของบัญชีหนึ่งหักกลบกับอีกบัญชีหนึ่ง หากพบธุรกรรมที่ไม่รู้จัก ให้ผู้มีอำนาจตรวจสอบกับธนาคารทันทีควบคู่กับงานบัญชี
ธปท. แนะนำให้เก็บรายละเอียดเช็คและหลักฐานการจ่ายเพื่อเทียบกับ Statement และบัญชี อ่านแนวทางดูแลบัญชีเงินฝากจาก ธปท.
เตรียมข้อมูลให้จับคู่ได้ทั้งสองฝั่ง
| ข้อมูล | สิ่งที่ต้องมี | เหตุผลที่ใช้ตรวจ |
|---|---|---|
| Statement ทุกบัญชี | รายการเต็มเดือนและยอดต้นงวด–ปลายงวด | พิสูจน์ความต่อเนื่องของยอด |
| บัญชีแยกประเภทธนาคาร | วันที่ เลขเอกสาร คู่ค้า และยอดรับจ่าย | หาบันทึกซ้ำหรือตกหล่น |
| รายการโอนภายใน | บัญชีต้นทาง–ปลายทางและเลขอ้างอิง | ไม่ลงเป็นยอดขายหรือรายจ่ายซ้ำ |
| ทะเบียนเช็คและเงินฝาก | ผู้รับ เลขเช็ค วันฝาก และสถานะ | แยกผลต่างด้านเวลา |
ไฟล์จากธนาคารควรเป็นช่วงวันที่ครบ ไม่ใช่ภาพหน้าจอเฉพาะธุรกรรมที่เลือกไว้ ส่งบัญชีที่ไม่มีความเคลื่อนไหวให้ตรวจด้วยหากยังมียอดคงเหลือ และเก็บไฟล์ต้นฉบับก่อนจัดรูปแบบเพื่อรักษาร่องรอยข้อมูล
ตัวอย่างผลต่างที่อธิบายได้โดยไม่ปรับมั่ว
สมมติ Statement ณ สิ้นเดือนมียอด 500,000 บาท มีเงินฝากระหว่างทาง 20,000 บาท และเช็คจ่ายที่ยังไม่ขึ้นเงิน 15,000 บาท ยอดธนาคารหลังปรับรายการเวลาเท่ากับ 505,000 บาท
ด้านบัญชีมียอด 505,300 บาท แต่ยังไม่ได้บันทึกค่าธรรมเนียมธนาคาร 300 บาท เมื่อบันทึกค่าธรรมเนียมตามหลักฐาน ยอดบัญชีเหลือ 505,000 บาท จึงเท่ากับยอดที่กระทบแล้ว เงินฝากระหว่างทางและเช็คค้างไม่ต้องบันทึกซ้ำเพียงเพราะยังไม่ปรากฏใน Statement
ตัวเลขนี้สมมติว่าเอกสารและการบันทึกเดิมถูกต้อง ต้องติดตามว่ารายการระหว่างทางเข้าจริงในเดือนถัดไป หากค้างหลายเดือนให้สอบสวนสาเหตุ ไม่ยกไปเรื่อย ๆ โดยไม่มีผู้รับผิดชอบ
เงินเข้าที่ไม่ทราบที่มา ต้องมีรายการติดตาม
เงินเข้าบัญชีบริษัทไม่ใช่ยอดขายทั้งหมด อาจเป็นเงินคืนจากผู้ขาย เงินกู้ หรือเงินโอนจากบัญชีบริษัทเอง ให้จับคู่กับผู้โอน สัญญา ใบแจ้งหนี้และวัตถุประสงค์ก่อนจำแนกบัญชี หากยังไม่ทราบ ให้บันทึกและแสดงสถานะรอตรวจตามข้อเท็จจริงพร้อมกำหนดผู้ติดตาม
- ระบุวันที่ จำนวนเงิน และธนาคารให้ค้นกลับได้
- ขอฝ่ายขายหรือผู้อนุมัติยืนยันผู้เกี่ยวข้อง
- บันทึกคำตอบและเอกสารที่ใช้ปิดประเด็น
- รายงานรายการค้างเกินรอบให้เจ้าของตัดสินใจ
ไม่ควรใช้ชื่อบัญชีพักเป็นที่รวมยอดที่ไม่มีใครรับผิดชอบ และไม่ควรลบหรือเปลี่ยนวันที่รายการเดิมเพื่อให้รายงานดูตรงกัน
สิ่งที่ควรได้รับจากงานบัญชีรายเดือน
ตกลงให้ชัดว่าจะส่ง Statement วันใด กระทบยอดครบกี่บัญชี และได้รับสรุปผลต่างที่ยังไม่จบเมื่อไร รายงานที่ใช้งานได้ควรระบุยอดสองฝั่ง รายการปรับตามหลักฐาน รายการระหว่างทาง และผู้รับผิดชอบงานค้าง
ผู้อนุมัติการจ่ายควรตรวจรายงานหรือให้คนอีกคนทวน เพื่อไม่ให้ผู้ทำรายการเป็นผู้ยืนยันทุกขั้นตอนเอง การใช้บริการบัญชีช่วยจัดข้อมูลและติดตามยอดได้ แต่บริษัทต้องส่งเอกสารจริงและยืนยันธุรกรรมที่นักบัญชีไม่สามารถทราบจากตัวเลขอย่างเดียว
หน้าที่ส่งเอกสารประกอบให้ผู้ทำบัญชีมีความสำคัญตาม คำอธิบายกฎหมายการบัญชีของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
คำถามที่เจ้าของบริษัทมักพบ
ยอดเท่ากันแล้ว แปลว่าทุกรายการถูกต้องหรือไม่?
ไม่เสมอไป รายการผิดคนละด้านอาจหักกลบกัน ต้องตรวจคู่รายการและหลักฐานด้วย ไม่ดูเพียงยอดรวมปลายเดือน
ใช้เฉพาะสลิปแทน Statement ได้ไหม?
สลิปช่วยอธิบายแต่ละรายการ แต่ไม่ยืนยันว่าครบทุกธุรกรรมและยอดต่อเนื่อง ควรมี Statement พร้อมเอกสารประกอบ
มีหลายบัญชี ควรเริ่มจ้างดูแลอย่างไร?
เตรียมรายชื่อบัญชี จำนวนรายการต่อเดือน ยอดค้างเดิม และรูปแบบไฟล์ เพื่อให้ประเมินงานเก็บตกและงานประจำแยกกันได้
แหล่งข้อมูลอ้างอิง
ตัวเลขใช้เพื่ออธิบายแนวคิด การบันทึกบัญชีและภาษีควรพิจารณาข้อเท็จจริง เอกสาร และหลักเกณฑ์ที่ใช้กับกิจการนั้น
