ค่าเช่าสำนักงานรวมค่าบริการ ต้องหักภาษีอย่างไรไม่ให้ใช้ผิดอัตรา?

บิลสำนักงานหนึ่งใบอาจมีหลายลักษณะรายการ

บริษัทเช่าสำนักงานใหม่ได้รับบิลรวมค่าเช่าห้อง ค่าบริการส่วนกลาง และค่าใช้พื้นที่ประชุม ฝ่ายการเงินใช้ร้อยละ 3 กับยอดทั้งหมดเพราะเห็นคำว่าค่าบริการบนหัวบิล แต่หากบางส่วนเป็นค่าเช่าจริง การหักภาษีอาจไม่ตรงกับลักษณะเงินได้

บทความนี้เน้นกรณีบริษัทไทยจ่ายให้ผู้ให้เช่าหรือผู้ให้บริการทั่วไปในประเทศ โดยใช้หลักอัตราปกติ ผู้รับเงินต่างประเทศ มูลนิธิ หรือกรณีมีข้อยกเว้นและมาตรการเฉพาะต้องตรวจเพิ่ม ไม่ใช้ตัวอย่างแทนทุกสัญญา

ก่อนจ่ายงวดแรก ควรให้ฝ่ายจัดซื้อหรือผู้ประสานอาคารส่งสัญญาและรายละเอียดราคาให้บัญชี เพื่อไม่ต้องย้อนขอแก้เอกสารหลังโอนเงินไปแล้ว

ตรวจสิทธิในพื้นที่และบริการที่ได้รับจริง

การแยกสัญญาเป็นสองฉบับไม่ได้ทำให้ใช้สองอัตราได้โดยอัตโนมัติ และการรวมไว้ในฉบับเดียวก็ไม่ได้ทำให้เป็นบริการทั้งหมด หากราคาแบ่งไม่ชัด ควรขอรายละเอียดตามการให้บริการจริง ไม่สร้างสัดส่วนย้อนหลังเพียงเพื่อให้ภาษีต่ำลง

อัตราปกติที่พบและเหตุที่ต้องอ่านสัญญา

คำสั่งกรมสรรพากร ท.ป.4/2528 ข้อ 6 กำหนดอัตราปกติของค่าเช่าในกรณีผู้รับทั่วไปตามเงื่อนไขไว้ร้อยละ 5 ส่วนบริการอื่นตามข้อ 12/1 มีอัตราปกติร้อยละ 3 ต้องตรวจผู้รับและข้อยกเว้นประกอบ อ่านคำสั่งฉบับรวมแก้ไข

ข้อหารือ กค 0702/8593 แสดงการพิจารณาค่าเช่าพื้นที่กับบริการส่วนกลางจากเงื่อนไขการครอบครองและงานที่ให้บริการ จึงเป็นตัวอย่างว่าต้องอ่านรายละเอียด ไม่ใช่ใช้ชื่อบิลเพียงอย่างเดียว ดูข้อหารือของกรมสรรพากร

อัตราพิเศษผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์มีเงื่อนไขและช่วงเวลาของตน อย่าใช้อัตราจากบทความเก่าหรือจากเดือนก่อนต่อไปโดยไม่ตรวจวันที่จ่ายและกฎหมายที่มีผล

ตัวอย่างแยกค่าเช่า 40,000 บาทกับบริการ 10,000 บาท

สมมติข้อเท็จจริงและสัญญาแยกค่าเช่าสำนักงาน 40,000 บาทกับค่าบริการ 10,000 บาทชัดเจน ผู้รับและผู้จ่ายเข้าเงื่อนไขอัตราปกติ ค่าเช่าหัก 40,000 × 5% = 2,000 บาท ค่าบริการหัก 10,000 × 3% = 300 บาท รวมภาษีหัก ณ ที่จ่าย 2,300 บาท ตัวเลขนี้ยังไม่รวม VAT หรือรายการอื่น

หากใช้ร้อยละ 3 กับทั้ง 50,000 บาทจะหักเพียง 1,500 บาท ต่างจากตัวอย่างที่จำแนกถูกต้อง 800 บาท ส่วนการใช้ร้อยละ 5 ทั้งก้อนก็อาจหักเกินในส่วนบริการ จึงไม่ควรเลือกอัตราสูงสุดไว้ก่อนโดยไม่ตรวจ

จัดทำตารางยอดก่อนภาษี VAT ที่เรียกเก็บโดยถูกต้อง ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเงินสุทธิแยกกัน หากตกลงให้ผู้รับได้เงินสุทธิ ต้องตรวจวิธีคำนวณภาษีออกแทนเพิ่มเติม ไม่ใช้ตัวเลขตัวอย่างนี้ทันที

VAT และเงินประกันต้องพิจารณาอีกชั้น

การจำแนกเพื่อหักภาษีไม่ได้ตอบเรื่อง VAT ทั้งหมด เช่น การเช่าอสังหาริมทรัพย์มีหลักยกเว้นตามมาตรา 81(1)(ต) แต่บริการที่เกี่ยวข้องต้องพิจารณาแยกตามข้อเท็จจริงและสถานะผู้ให้บริการ ดูมาตรา 81

สำหรับเงินประกัน ให้ดูว่าต้องคืนเมื่อจบสัญญาหรือจะนำไปหักค่าตอบแทน มีเงื่อนไขริบอย่างไร และเอกสารรับเงินระบุอะไร อย่าสรุปจากคำว่าเงินประกันหรือเงินล่วงหน้าเพียงคำเดียว

• เทียบใบแจ้งหนี้กับสัญญาทุกครั้งที่ปรับราคา
• ให้ผู้รับเงินยืนยันรายละเอียดที่คลุมเครือเป็นลายลักษณ์อักษร
• ตรวจหนังสือรับรองหักภาษีและยอดนำส่งให้ตรงกับการจ่ายจริง
• เก็บข้อสรุปวิธีภาษีไว้ให้เจ้าหน้าที่คนใหม่ใช้ต่อได้

คำถามก่อนจ่ายค่าเช่างวดแรก

ผู้ให้เช่าบอกให้หัก 3% ทำตามได้เลยไหม?

ควรตรวจสัญญาและข้อเท็จจริงก่อน ผู้จ่ายยังต้องพิจารณาหน้าที่ของตน หากข้อมูลไม่ตรงกันให้ประสานเอกสารและเหตุผลก่อนโอน

สำนักงานพร้อมบริการเป็นค่าเช่าเสมอไหม?

ไม่เสมอ ต้องดูสิทธิครอบครองพื้นที่และองค์ประกอบบริการจริง บริการพื้นที่ร่วม ห้องประชุมเป็นช่วงเวลา และการเช่าพื้นที่เฉพาะอาจมีข้อเท็จจริงต่างกัน

ที่ปรึกษาช่วยตรวจอะไรได้ก่อนเซ็นสัญญา?

ช่วยระบุประเด็นจำแนกรายการ ภาษีที่ต้องตรวจ และข้อมูลที่ควรขอจากคู่สัญญา โดยนำร่างสัญญา ตารางราคา เงื่อนไขเงินประกัน และตัวอย่างบิลมาประกอบ