พนักงานเบิกเงินทดรองแล้วไม่เคลียร์ ปิดบัญชีรายเดือนอย่างไรไม่ให้ยอดค้างสะสม?

ยอดเบิกไม่ใช่ยอดใช้จริง

บริษัทติดตั้งระบบเบิกเงินให้หัวหน้าช่างซื้ออุปกรณ์และเดินทางหลายหน้างาน หากส่งแค่สลิปโอนให้นักบัญชี ค่าใช้จ่ายอาจถูกลงรวมโดยไม่รู้ว่าเป็นงานใด หรือกลายเป็นยอดเงินทดรองค้างที่เพิ่มขึ้นทุกเดือน

เริ่มจากแยกเงินที่บริษัทจ่ายล่วงหน้าให้พนักงาน ออกจากเงินที่พนักงานสำรองจ่ายส่วนตัวแล้วมาขอคืน เพราะยอดคงเหลือและทิศทางการชำระต่างกัน ควรมีเลขอ้างอิงแยกแต่ละครั้งและผู้รับเงินที่ตรวจสอบได้

บทความนี้เน้นเงินสำหรับดำเนินงานตามจริง ไม่ใช้แทนการวิเคราะห์เงินเดือน เบี้ยเลี้ยงเหมาจ่าย เงินกู้พนักงาน หรือสวัสดิการ ซึ่งอาจมีเงื่อนไขบัญชีและภาษีต่างกัน

ใช้ทะเบียนหนึ่งรายการต่อหนึ่งการเบิก

กำหนดวันส่งเอกสารหลังจบงานเป็นกติกาภายในที่เหมาะกับธุรกิจ ไม่ใช่รอให้บัญชีทวงตอนสิ้นปี พนักงานควรถ่ายหรือส่งเอกสารทันทีที่รับ และเก็บต้นฉบับตามระบบของบริษัท โดยเฉพาะรายการหน้างานที่ผู้ขายออกเอกสารย้อนหลังได้ยาก

ตัวอย่างเบิก 20,000 บาท แต่ยังเคลียร์ไม่ครบ

สมมติบริษัทโอนเงินทดรอง 20,000 บาท พนักงานส่งหลักฐานที่ตรวจและอนุมัติแล้ว 16,800 บาท และคืนเงิน 2,200 บาท ยอดที่ยังต้องติดตามคือ 1,000 บาท เพราะ 20,000 − 16,800 − 2,200 = 1,000

อย่าเพิ่มค่าใช้จ่ายอีก 1,000 บาทเพื่อปิดยอดโดยไม่มีหลักฐาน ให้ระบุว่าค้างใบเสร็จ อยู่ระหว่างตรวจ หรือยังไม่ได้คืนเงิน หากทราบว่าเกิดรายการจริงแล้ว ผู้ทำบัญชีต้องพิจารณาการรับรู้ตามหลักฐานและเกณฑ์บัญชี ไม่ใช่ตัดสินจากสถานะเอกสารเพียงช่องเดียว

รายการที่อนุมัติ 16,800 บาทยังต้องแยกชนิด เช่น วัสดุคงเหลือ อุปกรณ์ หรือค่าเดินทาง รวมถึงภาษีที่เกี่ยวข้อง จึงไม่จำเป็นต้องเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดในเดือนนั้น การเคลียร์ผู้ถือเงินกับการจำแนกหมวดบัญชีเป็นคนละขั้นตอน

เอกสารไม่ครบ ต้องตรวจข้อเท็จจริงก่อนใช้แทนกัน

สลิปโอนจากบริษัทถึงพนักงานบอกเพียงว่าพนักงานได้รับเงิน ยังไม่พิสูจน์ว่าจ่ายให้ผู้ขายรายใดหรือซื้อเพื่อกิจการอะไร ควรขอใบเสร็จ ใบกำกับภาษีเมื่อเกี่ยวข้อง ใบส่งของ และหลักฐานรับบริการที่เชื่อมกันได้

กรมสรรพากรมีข้อหารือเรื่องเอกสารเบิกค่าใช้จ่ายและหลักฐานผู้รับเงินในกรณีเฉพาะ แต่ไม่ได้หมายความว่าใบรับรองที่เขียนเองใช้แทนใบกำกับภาษีหรือทำให้ทุกรายจ่ายหักภาษีได้ อ่านข้อหารือ กค 0706/พ./8779

หากไม่มีเอกสาร ให้บันทึกเหตุผล ผู้รับเงินจริง ความเกี่ยวข้องกับงาน และหลักฐานอื่นที่มี เพื่อให้ผู้ดูแลตรวจเป็นกรณี ไม่สร้างใบเสร็จย้อนหลังหรือเปลี่ยนผู้รับให้ตรงความต้องการทางภาษี

รายงานค้างควรบอกว่าใครต้องทำอะไรต่อ

รายงานสิ้นเดือนควรแยกตามพนักงานและรายการเบิก พร้อมอายุยอดค้างและเหตุผล เช่น งานยังไม่จบ รอร้านออกเอกสาร รออนุมัติ หรือรอคืนเงิน จัดลำดับติดตามจากรายการเก่าสุดและยอดที่มีความเสี่ยง ไม่รวมทุกอย่างเป็นตัวเลขเดียว

กำหนดผู้อนุมัติการเบิกใหม่ขณะยอดเดิมค้าง และวิธีส่งมอบยอดเมื่อพนักงานเปลี่ยนหน้าที่หรือลาออก การนำเงินเดือนมาหักคืนไม่ควรทำอัตโนมัติจากรายงานบัญชี ต้องตรวจสิทธิ ข้อตกลงและกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้องก่อน

ผู้ประกอบการยังต้องจัดส่งหลักฐานให้ผู้ทำบัญชีครบตามหน้าที่ ดูคำอธิบายกฎหมายการบัญชีของ DBD การจ้างทำบัญชีรายเดือนจึงควรรวมข้อตกลงเรื่องรอบส่งเอกสารและการรายงานยอดค้าง

คำถามเรื่องเงินทดรองที่ควรตกลงกับทีมบัญชี

โอนเบิกใหม่ให้คนเดิม หักกลบยอดเก่าได้เลยไหม?

ควรแสดงแต่ละรายการและการอนุมัติให้ตรวจกลับได้ก่อน ไม่หักกลบจนตามไม่ได้ว่าเงินก้อนใดใช้กับงานใด

ใบเสร็จชื่อพนักงานใช้ได้ทุกกรณีไหม?

ต้องตรวจประเภทเอกสาร ผู้ซื้อจริง ความเกี่ยวข้องกับกิจการ และสิทธิภาษีแต่ละเรื่อง โดยเฉพาะใบกำกับภาษีไม่ควรสรุปจากใบเบิกเงินอย่างเดียว

อยากเริ่มเก็บยอดค้างเก่า ต้องเตรียมอะไร?

เตรียมยอดยกมา รายชื่อผู้รับ สลิป เอกสารเคลียร์และเงินคืนทั้งหมด แยกรายการที่มีข้อโต้แย้ง เพื่อให้ประเมินงานสะสางก่อนเริ่มติดตามรายเดือน