ประเด็นสำคัญ: หากบัญชีปิดช้าทุกเดือน ให้แยกก่อนว่าติดที่เอกสาร การบันทึก การกระทบยอด หรือการตรวจทาน แล้วเสริมทีมในจุดนั้น การมีคนเพิ่มจะช่วยได้เมื่อมีข้อมูลพร้อม ผู้รับผิดชอบชัด และรายงานที่กำหนดวันส่งร่วมกัน
ปิดเดือนช้ากระทบการตัดสินใจเรื่องใดบ้าง
ยอดขายเดือนใหม่เริ่มเดินแล้ว แต่เจ้าของกิจการยังไม่รู้ว่ากำไรเดือนก่อนเหลือเท่าไร ค่าใช้จ่ายส่วนใดเพิ่มขึ้น และยอดที่เห็นในธนาคารตรงกับบัญชีหรือไม่ ปัญหานี้ต่างจากงบประจำปีค้างยื่น เพราะเป็นเรื่องคุณภาพและจังหวะของข้อมูลที่ใช้บริหารระหว่างปี
สัญญาณที่ควรตรวจ ได้แก่ รายงานถูกแก้หลายครั้ง ตัวเลขลูกหนี้กับบัญชีแยกประเภทไม่ตรง ค่าใช้จ่ายมาลงรวมปลายปี และผู้จัดการแต่ละฝ่ายใช้ไฟล์คนละฉบับ หากรอจนจบปีจึงค่อยปรับยอด ข้อมูลบางส่วนอาจไม่ทันใช้วางแผนซื้อสินค้า จัดกำลังคน หรือควบคุมรายจ่าย
การปิดบัญชีรายเดือนที่กล่าวถึงในบทความนี้เป็นกระบวนการบริหารภายใน กำหนดส่งรายงานต้องตกลงตามความพร้อมของกิจการ และต้องแยกจากกำหนดยื่นภาษีหรืองบตามกฎหมาย
หาจุดที่ติดก่อนตัดสินใจเพิ่มคน
| สิ่งที่พบ | สิ่งที่ควรตรวจ | งานที่อาจเสริมทีมได้ |
|---|---|---|
| เอกสารมาไม่ครบ | ฝ่ายใดส่งช้าและมีรายการขาดอะไร | ติดตามทะเบียนเอกสารและรวบรวมรายการค้าง |
| บันทึกไม่ทัน | จำนวนรายการกับเวลาที่ใช้จริง | เสริมผู้บันทึกในระบบที่บริษัทใช้ |
| ยอดไม่ตรง | ผลต่างสะสมตั้งแต่งวดใด | กระทบยอดและทำรายละเอียดประกอบ |
| รออนุมัติปรับปรุง | ใครตัดสินใจและต้องใช้หลักฐานใด | จัดชุดประเด็นให้ผู้มีอำนาจพิจารณา |
อย่านับเพียงจำนวนบิล บางรายการมีการรับเงินหลายครั้ง มีหลายสาขา หรือเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ จึงใช้เวลาตรวจมากกว่ารายการทั่วไป ควรเก็บตัวอย่างงานจริงหนึ่งรอบเพื่อประเมินภาระงาน
กำหนดงานปิดเดือนให้เห็นทั้งผู้ทำและหลักฐาน
- ก่อนสิ้นเดือน: แจ้งวันตัดรอบภายใน รายการข้อมูลที่ต้องส่ง และผู้ตอบคำถามของแต่ละฝ่าย
- หลังรับข้อมูล: ตรวจความครบ บันทึกรายการ และแยกรายการรอข้อมูลออกจากรายการที่เสร็จแล้ว
- กระทบยอด: ตรวจธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และบัญชีสำคัญที่อยู่ในขอบเขต พร้อมอธิบายผลต่าง
- ตรวจรายการปรับปรุง: เสนอค่าใช้จ่ายค้างจ่าย รายการตัดรอบ หรือประเด็นอื่นให้ผู้รับผิดชอบตรวจและอนุมัติตามหลักฐาน
- ส่งรายงาน: ระบุวันที่ข้อมูล สถานะฉบับร่างหรือฉบับตรวจแล้ว และรายการที่ยังมีข้อจำกัด
มาตรา 12 ของ พระราชบัญญัติการบัญชี กำหนดหน้าที่ส่งมอบเอกสารประกอบการลงบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน การใช้ทีมภายนอกจึงต้องมีผู้ประสานข้อมูลภายในด้วย ไม่ใช่ส่งต่อความรับผิดชอบทั้งหมดให้ผู้รับจ้าง
ขอผลส่งมอบที่ใช้ติดตามงานได้จริง
แทนการตกลงเพียงว่า “ช่วยปิดบัญชี” ให้ระบุรายการที่ต้องส่ง เช่น งบทดลอง รายละเอียดบัญชีที่รับผิดชอบ กระดาษกระทบยอด รายการเสนอปรับปรุง และรายงานงานค้างพร้อมผู้รับผิดชอบ แต่ละชิ้นควรบอกว่างานใดผ่านการตรวจทานแล้ว
ตัวชี้วัดที่นำไปคุยได้คือระยะเวลาปิดเดือนนับจากวันที่ได้รับเอกสารครบ สัดส่วนบัญชีที่กระทบยอดแล้ว จำนวนรายการค้างเกินกำหนด และจำนวนครั้งที่แก้รายงานเพราะข้อมูลผิด ควรกำหนดฐานเริ่มต้นก่อนใช้เปรียบเทียบ ไม่ใช้ตัวเลขเป้าหมายเดียวกับทุกบริษัท
ACCA ยกการกระทบยอดและงบทดลองเป็นตัวอย่างการควบคุมด้านบัญชีใน บทความ Internal controls ส่วนรูปแบบรายงานและตัวชี้วัดในที่นี้เป็นข้อเสนอเพื่อปรับใช้กับการทำงานจริง
ตัวอย่างการแบ่งงานในธุรกิจที่มีทีมเดิมอยู่แล้ว
กรณีสมมติ: บริษัทค้าส่งเฟอร์นิเจอร์มีเจ้าหน้าที่ออกเอกสารขายและลงซื้ออยู่แล้ว แต่ช่วงสิ้นเดือนต้องตามเอกสารหลายสาขาจนกระทบยอดธนาคารไม่ทัน บริษัทอาจให้ทีมภายในดูแลเอกสารต้นทางต่อ แล้วให้ Outsource ช่วยกระทบยอดกับจัดรายละเอียดบัญชีที่กำหนด
ผู้จัดการบัญชีของบริษัทรับรายการผลต่าง ประสานฝ่ายที่เกี่ยวข้อง และอนุมัติการปรับปรุง งานจึงไม่ซ้ำกันและไม่ทำให้คนภายนอกต้องเดาข้อเท็จจริงของธุรกรรม หากข้อมูลย้อนหลังยังไม่พร้อม ควรแยกงานสะสางเป็นอีกขอบเขตหนึ่ง
ความคุ้มค่าต้องดูจากเวลาที่คืนให้ทีมเดิม ความครบของรายงาน และงานค้างที่ลดลง ไม่ควรสรุปว่าจ้าง Outsource ถูกกว่าหรือปิดได้เร็วกว่าเสมอไป
ข้อมูลที่ควรเตรียมก่อนขอทีมบัญชี Outsource
- เดือนล่าสุดที่ปิดแล้วและรายการที่ยังติดค้าง
- จำนวนสาขา บัญชีธนาคาร และปริมาณเอกสารโดยประมาณ
- หน้าที่ของทีมเดิมและงานที่ต้องการให้ภายนอกรับผิดชอบ
- โปรแกรมบัญชี รูปแบบไฟล์ และวิธีเข้าถึงข้อมูล
- รายงานที่ต้องการ วันใช้งาน และผู้ตรวจรับ
ต้องให้ Outsource ทำทั้งฝ่ายบัญชีหรือไม่?
ไม่จำเป็น สามารถเริ่มจากงานปิดเดือนหรือการกระทบยอดบางบัญชีได้ หากผู้ให้บริการประเมินว่าขอบเขตและข้อมูลพร้อม จำนวนคน วันเริ่มงาน และระยะเวลาต้องตกลงก่อนเริ่มบริการ
รายงานที่ทีมจัดทำถือเป็นการรับรองงบหรือไม่?
การสนับสนุนงานบัญชีและรายงานภายในไม่ใช่การตรวจสอบงบโดยผู้สอบบัญชี งานสอบบัญชีต้องมีขอบเขตและผู้รับผิดชอบตามวิชาชีพแยกต่างหาก
แหล่งอ้างอิงและขอบเขตข้อมูล
แหล่งอ้างอิงใช้ประกอบหลักการบัญชีและการควบคุม ส่วนเช็กลิสต์ ตาราง และตัวอย่างสถานการณ์เป็นข้อเสนอเพื่อช่วยกำหนดงาน ตัวอย่างเป็นกรณีสมมติ ไม่ใช่ผลลัพธ์ของลูกค้า รายละเอียดงานต้องปรับตามเอกสาร ระบบ และข้อตกลงของกิจการ
อ่านต่อเพื่อกำหนดงานที่ต้องการให้ช่วย
อยากให้ทีมบัญชีช่วยปิดเดือนและสรุปงานค้าง?
แจ้งว่าบัญชีปิดถึงเดือนไหน งานส่วนใดติดขัด จำนวนรายการโดยประมาณ โปรแกรมที่ใช้ และวันที่ผู้บริหารต้องการรายงาน ทีม Greenpro KSP จะประเมินขอบเขตบุคลากรหรือทีมสนับสนุน รวมถึงการเข้าไปทำงาน ณ สำนักงานตามความเหมาะสมก่อนเสนอราคา
คุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้เลย จำนวนบุคลากร สถานที่ วันเริ่มงาน และระยะเวลาขึ้นอยู่กับการประเมินและความพร้อมของทีม
ดูรายละเอียดบริการบัญชี Outsource ทีมงานบัญชีช่วยดูแลธุรกิจของคุณ
