ค่าใช้จ่ายทางภาษี มีเรื่องใดที่ควรตรวจสอบ?

1. ตรวจ 5 เรื่องก่อนสรุปว่าเป็นรายจ่ายทางภาษี

บทความนี้มุ่งที่บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลซึ่งเสียภาษีจากกำไรสุทธิ หลักหักค่าใช้จ่ายของบุคคลธรรมดาต้องพิจารณาแยกตามประเภทเงินได้

1. เกิดจริงหรือไม่: มีสินค้าหรือบริการจริง และอธิบายที่มาของรายการได้
2. เกี่ยวกับกิจการอย่างไร: ระบุงาน โครงการ หรือวัตถุประสงค์ที่กิจการได้รับประโยชน์
3. เป็นของงวดใด: ตรวจวันส่งมอบ ระยะใช้บริการ และเงื่อนไขรับรู้รายการ
4. ใครเป็นผู้รับ: เอกสารและหลักฐานชำระเชื่อมถึงคู่ค้าที่ถูกต้อง
5. มีกฎจำกัดหรือไม่: ตรวจรายจ่ายต้องห้าม เพดาน และเงื่อนไขเฉพาะ

ทำช่องหมายเหตุสำหรับรายการที่ตอบไม่ได้ทันที แล้วส่งให้ผู้รับผิดชอบพิจารณา อย่าตั้งกฎว่า “จ่ายจากบัญชีบริษัทแล้วหักได้” เพราะช่องทางจ่ายไม่ได้ยืนยันลักษณะรายจ่าย

2. แยกค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ และเงินทดรอง

รายจ่ายลักษณะลงทุนไม่ใช่ค่าใช้จ่ายหักทั้งก้อนทันทีเสมอไป โดยต้องพิจารณาการหักผ่านค่าเสื่อมราคาและเงื่อนไขตาม มาตรา 65 ทวิ และ มาตรา 65 ตรี ส่วนเงินทดรองหรือมัดจำต้องติดตามการเคลียร์ยอด ไม่ตัดเป็นค่าใช้จ่ายเพียงเพราะเงินออกแล้ว

3. เอกสารต้องเล่าเรื่องเดียวกับธุรกรรม

จัดชุดเอกสารให้เชื่อมตั้งแต่คำสั่งซื้อหรือสัญญา การรับสินค้า/บริการ การเรียกเก็บเงิน การอนุมัติ จนถึงการชำระ ระบุเลขอ้างอิงเดียวกันเมื่อหนึ่งรายการมีหลายไฟล์ หรือหนึ่งยอดโอนครอบคลุมหลายใบ

• ตรวจชื่อคู่ค้า ผู้ซื้อ เลขที่และวันที่เอกสาร รายละเอียดสินค้า/บริการ และยอดเงิน
• รายการที่ดูไม่ชัดจากชื่อบิล ให้แนบคำอธิบายวัตถุประสงค์และผู้รับรองงาน
• เก็บหลักฐานว่ารับงานแล้ว เช่น รายงานส่งมอบหรืออีเมลยืนยัน ตามลักษณะบริการ
• แยกใบยกเลิก ใบแก้ไข และฉบับใช้จริง พร้อมประวัติที่ตรวจย้อนกลับได้

ถ้าไม่มีใบเสร็จ: ควรติดตามจากผู้ออกก่อน และให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาหลักฐานอื่นตามข้อเท็จจริง การไม่มีใบเสร็จไม่ได้ตัดสินทุกกรณีเหมือนกัน ข้อหารือกรมสรรพากร กค 0706/4259 พิจารณาหลักฐานโอนที่พิสูจน์ผู้รับและหนี้จากการประกอบกิจการได้ แต่เป็นแนววินิจฉัยตามข้อเท็จจริง ไม่ใช่รับรองว่าสลิปทุกใบเพียงพอ

ใบรับรองหรือใบสำคัญจ่ายที่กิจการจัดทำเองไม่ทำให้รายจ่ายผ่านเงื่อนไขโดยอัตโนมัติ และไม่ใช้สร้างผู้รับหรือรายการที่ไม่ได้เกิดขึ้นจริง

4. แยกสิทธิหักรายจ่ายออกจากสิทธิภาษีซื้อ

ภาษีเงินได้นิติบุคคลพิจารณาว่ารายการนำมาหักในการคำนวณกำไรสุทธิได้หรือไม่ ส่วน VAT พิจารณาภาษีซื้อที่จะนำไปหักจากภาษีขายตามหลักเกณฑ์ของ VAT ทั้งสองเรื่องต้องตรวจแยกกัน

ตัวอย่างเช่น รายจ่ายค่ารับรองอาจมีเงื่อนไขและเพดานสำหรับภาษีเงินได้ ขณะที่ภาษีซื้อจากค่ารับรองเป็นภาษีซื้อต้องห้ามตามเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ดู ประกาศอธิบดีเกี่ยวกับ VAT ฉบับที่ 17 จึงไม่ควรนำภาษีซื้อทุกใบไปใช้เพียงเพราะมีใบกำกับภาษีเต็มรูป

ในทางกลับกัน คู่ค้าที่ไม่ได้จด VAT อาจมีเอกสารรายจ่ายที่ใช้ประกอบการพิจารณาภาษีเงินได้ได้ แต่ไม่มี VAT ให้กิจการนำมาใช้เป็นภาษีซื้อ การไม่ผ่านสิทธิ VAT จึงไม่ใช่คำตอบสุดท้ายของการจัดประเภทค่าใช้จ่าย

5. รายการที่ควรส่งตรวจเป็นพิเศษ

• ค่าใช้จ่ายปะปนส่วนตัว: ระบุส่วนที่เกี่ยวกับกิจการและหลักฐานการใช้งานตามจริง
• ค่ารับรองและของให้คู่ค้า: ตรวจผู้รับ วัตถุประสงค์ การอนุมัติ เพดาน และเงื่อนไข
• การจ่ายให้กรรมการหรือบุคคลเกี่ยวข้อง: ตรวจหน้าที่ งานจริง ความเหมาะสม และเอกสารอนุมัติ
• การปรับปรุงทรัพย์สิน: แยกซ่อมคงสภาพจากการเพิ่มประโยชน์หรืออายุใช้งานตามข้อเท็จจริง
• รายการปลายปี: ตรวจงวด รายการค้างจ่าย การจ่ายล่วงหน้า และการรับสินค้า/บริการ
• การจ่ายที่มีหน้าที่หักภาษี: ตรวจการหักและนำส่งแยกต่างหาก ไม่ถือว่ามีใบเสร็จแล้วทุกหน้าที่จบ

ตัวอย่างการตรวจ: บริษัทซื้อคอมพิวเตอร์พร้อมค่าดูแลระบบหนึ่งปีในใบเดียว ควรขอรายละเอียดแยกราคาและช่วงบริการ เพื่อตรวจสินทรัพย์กับค่าใช้จ่ายให้ถูกประเภท ไม่ใช้ชื่อรายการรวมเป็นเหตุหักทั้งหมดในเดือนจ่าย

6. เช็กลิสต์ก่อนปิดรอบและคำถามพบบ่อย

ก่อนส่งรายการให้ผู้ทำบัญชี ยืนยันว่ามีเอกสารอ่านได้ครบ เชื่อมยอดจ่ายได้ ระบุวัตถุประสงค์และงวดแล้ว และแยกรายการรอวินิจฉัยไว้พร้อมผู้ติดตาม หลังตรวจให้เก็บเหตุผลการจัดประเภทและการปรับปรุงภาษีไว้ด้วย

มีใบกำกับภาษีถูกต้อง หักได้เต็มทุกครั้งหรือไม่?

ยังต้องตรวจธุรกรรมและเงื่อนไขทั้งภาษีเงินได้และ VAT เช่น ความเกี่ยวข้องกับกิจการ รายจ่ายต้องห้าม และข้อจำกัดเฉพาะ

เจ้าของจ่ายเงินส่วนตัวแทนบริษัทได้ไหม?

ต้องแสดงว่าเป็นรายการของบริษัทจริง เก็บเอกสารและหลักฐานสำรองจ่าย แล้วบันทึกและคืนเงินตามข้อเท็จจริง อย่านำการคืนเงินมาเป็นค่าใช้จ่ายซ้ำกับรายการเดิม

พบรายจ่ายขาดหลักฐานหลังยื่นภาษีแล้วควรทำอย่างไร?

รวบรวมเอกสารเดิมและข้อมูลเพิ่มเติมให้ผู้รับผิดชอบประเมินผลต่อบัญชีและแบบภาษีแต่ละประเภท ไม่แก้วันหรือรายละเอียดคู่ค้าเพื่อให้ผ่านการตรวจ