ผู้ทำบัญชีลาออกหรือขาดการติดต่อ งานภาษีและบัญชีควรเดินต่ออย่างไร?

เริ่มจากงานใกล้กำหนดและข้อมูลที่เข้าถึงได้

เมื่อคนทำบัญชีไม่อยู่ ปัญหาสำคัญไม่ใช่แค่หาคนมาแทน แต่คือไม่รู้ว่างานใดจบแล้วและงานใดยังรอ เจ้าของบริษัทควรตั้งผู้ประสานงานหนึ่งคน ทำรายการแบบภาษี งานเงินเดือน งานปิดงบ และหนังสือจากหน่วยงานที่ใกล้ถึงกำหนด พร้อมบันทึกผู้รับผิดชอบชั่วคราว

ติดต่อผู้ทำบัญชีเดิมหรือสำนักงานผ่านช่องทางที่ตกลงไว้ ขอข้อมูลเป็นรายการและกำหนดส่งที่ชัดเจน เก็บประวัติการติดต่ออย่างเป็นระบบ หากขาดการติดต่อ อย่าให้ทีมใหม่เดาว่ามีการยื่นแล้วเพียงเพราะเคยโอนเงินค่าภาษีหรือค่าบริการ

แยกงานเร่งด่วนของงวดปัจจุบันออกจากการตรวจอดีต หากมีข้อพิพาทเรื่องค่าบริการหรือเอกสาร ให้พิจารณาข้อตกลงและช่องทางที่เหมาะสม โดยไม่ปล่อยให้กำหนดงานปัจจุบันถูกมองข้าม

ขอข้อมูลที่ทำให้คนใหม่ทำงานต่อได้

ขอทั้งไฟล์ที่อ่านได้และข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานต่อ ภายใต้สิทธิใช้งานและข้อตกลงที่มี ไม่ถือว่าการได้รับ PDF สรุปเพียงหน้าเดียวเท่ากับได้รับฐานข้อมูลบัญชีครบ

ดูแลสิทธิระบบโดยไม่ใช้บัญชีของคนอื่นต่อ

ตรวจว่าอีเมลหลัก เบอร์รับแจ้งเตือน บัญชีผู้ดูแลโปรแกรม และสิทธิยื่นแบบเป็นของใคร หากเป็นระบบของบริษัท ควรใช้ขั้นตอนจัดการสิทธิหรือกู้คืนอย่างเป็นทางการโดยผู้มีอำนาจ ไม่ขอรหัสส่วนตัวของอดีตพนักงานมาใช้ต่อร่วมกัน

สำรองข้อมูลที่บริษัทมีสิทธิเข้าถึง บันทึกว่าใครได้ข้อมูลชุดใด และปรับสิทธิเมื่อสิ้นสุดหน้าที่โดยรักษาหลักฐานเดิมไว้ ทีมใหม่ควรได้รับสิทธิตามงานที่มอบหมาย และการอนุมัติชำระเงินควรยังมีผู้ตรวจที่กิจการกำหนด

กรมสรรพากรมีคำแนะนำเรื่องผู้ใช้งานและการจัดการสิทธิใน e-Filing ให้ตรวจขั้นตอนปัจจุบันของระบบที่ใช้งานจริง คำถาม–คำตอบ e-Filing

รับช่วงยอดเดิมอย่างมีหลักฐาน

กำหนดวันตัดงานและฉบับข้อมูลที่ใช้ร่วมกันก่อน ตรวจยอดธนาคารกับ Statement ลูกหนี้กับใบแจ้งหนี้ เจ้าหนี้กับเอกสารค้างจ่าย และภาษีกับแบบที่ยื่น หากผลต่างยังหาที่มาไม่ได้ ให้แสดงเป็นรายการรอตรวจ ไม่ปรับให้ลงตัวโดยไร้คำอธิบาย

ตัวอย่างสมมติ: ทีมเดิมแจ้งว่าปิดบัญชีถึงกันยายน แต่ในแฟ้มมีหลักฐานยื่นภาษีถึงสิงหาคมเท่านั้น ทีมใหม่ควรตรวจงวดกันยายนจากระบบและเอกสารก่อนยื่นเพิ่ม เพื่อป้องกันทั้งการตกหล่นและยื่นซ้ำ

การจัดทำบัญชีต่อเนื่องยังเป็นหน้าที่ของกิจการ ส่วนผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติและดำเนินการตามเงื่อนไขที่ใช้บังคับ การเปลี่ยนคนจึงควรตรวจเรื่องผู้รับผิดชอบและการแจ้งที่เกี่ยวข้องด้วย พระราชบัญญัติการบัญชี

ออกแบบงานรายเดือนให้ไม่ผูกกับคนเดียว

• มีผู้ประสานงานและผู้รับช่วงสำรองที่ทราบสถานะงาน
• ส่งรายงานงานเสร็จและหลักฐานยื่นให้กิจการตามรอบ
• บันทึกขั้นตอนสำคัญ แหล่งข้อมูล และวิธีตรวจยอดไว้ในที่ที่ผู้มีสิทธิเข้าถึงได้
• กำหนดระยะส่งมอบเมื่อเปลี่ยนเจ้าหน้าที่หรือยุติบริการ
• ทบทวนรายการค้างและปัญหาข้อมูลร่วมกับผู้บริหารทุกเดือน

เมื่อเลือก บริการรับทำบัญชีรายเดือน ให้ถามเรื่องความต่อเนื่องเหล่านี้ควบคู่กับราคา และแยกค่ารับช่วง ตรวจยอดเก่า หรือสะสางงานค้างออกจากค่าประจำ เพื่อให้เริ่มงานได้บนขอบเขตที่เข้าใจตรงกัน

คำถามเมื่อผู้ทำบัญชีไม่สามารถทำงานต่อ

จำเป็นต้องรอเอกสารเดิมครบทุกอย่างก่อนเริ่มงานใหม่ไหม?

ควรให้ทีมใหม่ประเมินว่ามีอะไรเริ่มได้และอะไรต้องรอ โดยคงรายการข้อมูลขาดไว้ชัดเจน งานใกล้กำหนดต้องได้รับการพิจารณาก่อน ไม่ใช้ข้อมูลสมมติแทนหลักฐาน

ไม่มีไฟล์บัญชีเดิม ทำใหม่จาก Statement ได้ทั้งหมดหรือไม่?

Statement เป็นเพียงส่วนหนึ่ง ยังต้องทราบที่มารายการ สัญญา เอกสารขาย–ซื้อ และยอดคงเหลืออื่น การรื้อข้อมูลอาจมีขอบเขตและต้นทุนเพิ่มตามเอกสารที่มี

ส่งต่อข้อมูลแล้วถือว่างานจบหรือยัง?

ควรมีรายการรับมอบ ยอดและช่วงเวลาที่ตรวจแล้ว รวมถึงสิ่งที่ยังค้าง เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายรู้ว่างานต่อไปเป็นของใคร