ประเด็นสำคัญ: เงินที่โอนระหว่างเจ้าของกับบริษัทไม่ได้เป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายแบบเดียวกันทั้งหมด ต้องแยกว่ากิจการเป็นลูกหนี้หรือเจ้าหนี้กรรมการ เป็นการสำรองจ่าย เงินยืม หรือรายการอื่น พร้อมหลักฐาน การปล่อยยอดค้างโดยไม่ตรวจทำให้มองฐานะและภาษีคลาดเคลื่อนได้
แยกก่อนว่าบริษัทให้ยืม หรือบริษัทยืม
คำว่า “เงินกู้กรรมการ” ที่พูดกันอาจหมายถึงคนละด้าน ถ้าบริษัทเป็นผู้ให้กรรมการยืม บริษัทมีสิทธิเรียกรับเงินคืนตามข้อเท็จจริง แต่ถ้ากรรมการให้บริษัทกู้ บริษัทมีภาระคืนเงิน ชื่อบัญชีและยอดจึงต้องอ่านให้ชัดก่อนสรุปว่ากิจการมีเงินหรือมีหนี้เท่าไร
นอกจากนี้เงินโอนอาจเป็นการคืนเงินสำรองจ่าย เงินทดรองที่ต้องเคลียร์ ค่าตอบแทน หรือรายการอื่น ไม่ควรเลือกบัญชีเงินยืมเป็นที่พักทุกยอดที่ยังไม่รู้ที่มาโดยไม่ติดตามต่อ
เริ่มจากถามสามข้อ: เงินของใคร โอนไปเพื่ออะไร และมีเอกสารใดยืนยันสิทธิหรือภาระของบริษัท คำตอบช่วยให้ผู้ทำบัญชีจัดประเภทได้ตรง ไม่ต้องคาดเดาจากชื่อเจ้าของบัญชีธนาคาร
รายการที่ดูคล้ายกันแต่บันทึกไม่เหมือนกัน
| เหตุการณ์ | สิ่งที่ต้องแยกพิจารณา |
|---|---|
| กรรมการจ่ายค่าสินค้าแทนบริษัท | หลักฐานของกิจการ การจ่ายแทน และยอดที่ต้องเบิกคืน |
| กรรมการเติมเงินให้บริษัทใช้ | เป็นเงินยืม ทุน หรือรายการอื่นตามข้อตกลงและขั้นตอนจริง |
| บริษัทโอนให้กรรมการไปใช้จ่ายงาน | เงินทดรอง หลักฐานเคลียร์ และเงินเหลือที่ต้องคืน |
| นำเงินบริษัทไปใช้ส่วนตัว | อำนาจและลักษณะรายการ สิทธิเรียกคืน ผลบัญชีและภาษี |
| ลูกค้าโอนยอดขายเข้าบัญชีส่วนตัว | รายได้ของใคร ใครรับแทน และการส่งเงินคืนให้กิจการ |
ตารางนี้เป็นประเด็นตรวจ ไม่ใช่ข้อสรุปให้ลงบัญชีแบบเดียวกันทุกกรณี ค่าตอบแทน เงินปันผล หรือการเปลี่ยนทุนมีเงื่อนไขและขั้นตอนของตน ไม่ควรเปลี่ยนชื่อรายการภายหลังเพื่อให้ยอดคงเหลือหายไป
ความเสี่ยงไม่ได้มีแค่ยอดบัญชีดูไม่สวย
รายจ่ายส่วนตัวอาจเป็นรายจ่ายต้องห้ามทางภาษีของบริษัท ส่วนการให้กู้ยืมโดยไม่คิดดอกเบี้ยหรือคิดต่ำกว่าราคาตลาดโดยไม่มีเหตุอันสมควร มีหลักเกณฑ์ให้อำนาจเจ้าพนักงานประเมินตามมาตรา 65 ทวิ (4) ต้องตรวจข้อเท็จจริงและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่ใส่ดอกเบี้ยอัตราเดียวกับทุกบริษัท ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ทวิ และ 65 ตรี
กรมสรรพากรเผยแพร่คำพิพากษากรณีบริษัทนำเงินที่มีต้นทุนไปให้กรรมการและพนักงานกู้โดยไม่คิดดอกเบี้ย ซึ่งมีประเด็นการประเมินดอกเบี้ยและภาษีธุรกิจเฉพาะ กรณีนี้เป็นตัวอย่างความสำคัญของข้อเท็จจริง ไม่ใช่ข้อสรุปว่าทุกรายการโอนให้กรรมการเสียภาษีเหมือนกัน ตัวอย่างคดีที่กรมสรรพากรเผยแพร่
ยอดค้างที่ไม่ชัดยังทำให้ตีความสภาพคล่องผิด เช่น เห็นเงินในบัญชีแต่ไม่รู้ว่าต้องคืนกรรมการ หรือเห็นลูกหนี้กรรมการจำนวนมากแต่ไม่มีแผนรับคืนจริง
ตรวจยอดเก่าอย่างไรโดยไม่สร้างเอกสารย้อนหลังเท็จ
- ดึงรายการบัญชีที่เกี่ยวข้องกับกรรมการแยกเป็นรายบุคคลและช่วงเวลา
- เทียบกับ Statement และหลักฐานรับ–จ่าย ระบุเงินต้น เงินคืน และรายการที่ยังไม่ทราบเหตุ
- แยกรายการสำรองจ่ายที่มีหลักฐานกิจการออกจากเงินยืมจริง
- ตรวจข้อตกลง ผู้อนุมัติ และสิทธิหรือภาระที่มีอยู่
- สรุปยอดที่ยืนยันแล้วกับยอดรอตรวจ และให้ผู้เกี่ยวข้องยืนยันข้อเท็จจริง
- พิจารณาการแก้บัญชีหรือภาษีตามขั้นตอนหากพบข้อผิดพลาด
ตัวอย่างสมมติ: กรรมการโอนให้บริษัท 100,000 บาท และบริษัทคืน 30,000 บาท จะสรุปยอดหนี้ 70,000 บาทได้ก็ต่อเมื่อยืนยันว่าเป็นเงินยืมรายการเดียวกัน ไม่มีเงินสำรองจ่ายหรือรายการอื่นปะปน และไม่มีเงื่อนไขที่ต้องรับรู้อีก ไม่หักกลบยอดคนละกรรมการเพียงเพราะเป็นเจ้าของร่วมกัน
หากเอกสารเดิมไม่ครบ ให้บันทึกสิ่งที่ตรวจพบและหาหลักฐานที่มีจริง ไม่สร้างสัญญาหรือใบเสร็จย้อนหลังให้ดูเหมือนมีตั้งแต่แรก
จัดระบบเบิกจ่ายและตรวจยอดเป็นประจำ
- แยกบัญชีรับ–จ่ายกิจการออกจากบัญชีส่วนตัวให้ชัด
- กำหนดวิธีขอเงินทดรอง ส่งหลักฐาน และคืนเงินเหลือ
- ใช้แบบเบิกคืนที่มีวันที่ วัตถุประสงค์ และเอกสารอ้างอิง
- แจ้งทีมบัญชีก่อนโอนเงินก้อนใหญ่หรือทำรายการกับผู้เกี่ยวข้อง
- ตรวจยอดลูกหนี้–เจ้าหนี้กรรมการและรายการค้างทุกเดือน
การใช้ บริการรับทำบัญชีรายเดือน ช่วยให้มีผู้ตรวจความเชื่อมโยงของเอกสารและยอดอย่างต่อเนื่อง หากตกลงขอบเขตกระทบยอดไว้ชัด เจ้าของยังต้องยืนยันที่มารายการและปฏิบัติตามขั้นตอน ไม่ใช่ส่งสลิปแล้วให้ทีมงานเลือกประเภทเองทั้งหมด
ควรแยกงานตรวจยอดสะสมเดิมออกจากงานเดือนใหม่ เพื่อให้รู้ว่ากำลังแก้ช่วงไหนและมีประเด็นภาษีใดต้องขอคำปรึกษาเพิ่มเติม
คำถามเรื่องเงินบริษัทกับเจ้าของ
บริษัทเป็นของเรา ทำไมใช้เงินเหมือนบัญชีส่วนตัวไม่ได้?
บริษัทมีรายการและหน้าที่ของตน การใช้เงินต้องมีเหตุและเอกสารที่อธิบายได้ เพื่อให้บัญชีสะท้อนสิทธิ ภาระ และผลดำเนินงานจริง
โอนเงินคืนแล้วเรื่องภาษีทั้งหมดจบหรือไม่?
ต้องตรวจช่วงเวลา ลักษณะการใช้เงิน และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง การคืนเงินต้นไม่ได้ตอบประเด็นดอกเบี้ย รายจ่าย หรือภาษีทุกเรื่องโดยอัตโนมัติ
ควรตรวจอะไรในรายงานประจำเดือน?
ดูยอดยกมา รายการเพิ่ม รายการลด ยอดปลายเดือน และรายการที่ยังรอเอกสาร แยกแต่ละกรรมการและแยกด้านลูกหนี้กับเจ้าหนี้ให้เห็นชัด
แหล่งอ้างอิงและขอบเขตข้อมูล
- ประมวลรัษฎากร มาตรา 65–76 — กรมสรรพากร
- คำพิพากษากรณีเงินให้กรรมการและพนักงานกู้ยืม — กรมสรรพากร
- พระราชบัญญัติการบัญชี — DBD
เนื้อหาเป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการบริษัทจำกัด ตัวอย่างที่ระบุเป็นกรณีสมมติ ไม่ใช่ผลลัพธ์ของลูกค้า การดำเนินการจริงต้องตรวจเอกสาร ข้อเท็จจริง และหลักเกณฑ์ที่ใช้กับกิจการในช่วงนั้น ส่วนเช็กลิสต์และวิธีจัดงานเป็นข้อเสนอเพื่อช่วยเตรียมข้อมูลก่อนใช้บริการ
อ่านต่อเพื่อเตรียมงานบัญชี
ยอดเงินกับกรรมการในบัญชีไม่ตรงกับที่เข้าใจ?
เตรียม Statement รายการโอนระหว่างบริษัทกับเจ้าของ และบัญชีแยกประเภทที่มี ให้ทีมงานช่วยประเมินขอบเขตกระทบยอดและจัดระบบบัญชีรายเดือน ประเด็นสัญญาหรือภาษีเฉพาะรายการจะพิจารณาจากข้อเท็จจริงก่อนเสนอแนวทาง
