สต๊อกในระบบไม่ตรงของจริง วางระบบบัญชีสินค้าอย่างไรให้หาสาเหตุเจอ?

ของมีแต่ขายไม่ได้ หรือระบบบอกว่ามีแต่หาไม่เจอ

ผู้ประกอบการค้าส่งอาจเห็นสินค้าคงเหลือในระบบ แต่พนักงานหาในคลังไม่พบ หรือพบของบนชั้นทั้งที่ระบบแสดงหมดแล้ว ผลกระทบไม่ได้จบแค่ส่งของช้า เพราะยอดซื้อ ต้นทุนขาย และรายงานกำไรอาจอาศัยข้อมูลที่ยังตรวจสอบไม่ได้

ให้แยกก่อนว่าปัญหาอยู่ที่ จำนวน สถานที่ หรือมูลค่า สินค้าครบจำนวนแต่ลงผิดคลังไม่เหมือนสินค้าสูญหาย และจำนวนตรงก็ไม่ได้แปลว่าต้นทุนต่อหน่วยถูกต้อง การวางระบบต้องทำให้ติดตามแต่ละประเด็นได้แยกกัน

เริ่มจากสินค้าที่ขายบ่อย มูลค่าสูง หรือมีผลต่างซ้ำ เลือกตัวอย่างหนึ่งรายการแล้วตามตั้งแต่รับเข้า เก็บ โอน เบิกหรือขาย ไปจนถึงข้อมูลที่ฝ่ายบัญชีได้รับ

ทำรหัสสินค้าและหน่วยนับให้เป็นภาษาเดียวกัน

ตัวอย่างสมมติ: สินค้าหนึ่งลังมี 12 ถุง รับ 10 ลังจึงเท่ากับ 120 ถุง หากฝ่ายขายตัด 15 ถุง ยอดคงเหลือควรเป็น 105 ถุงก่อนพิจารณารายการอื่น การใช้เลข 10 เป็นยอดรับในหน่วยถุงย่อมทำให้ผลต่างเกิดตั้งแต่ต้น ต้องแก้ข้อมูลหน่วยนับพร้อมวิธีบันทึก ไม่ใช่แก้เฉพาะยอดปลายเดือน

ออกแบบหลักฐานรับ จ่าย โอน และคืนสินค้า

ทุกการเคลื่อนไหวควรมีรหัสสินค้า จำนวน หน่วย คลัง วันที่เกิดรายการ เลขอ้างอิง และผู้รับผิดชอบ กำหนดให้ชัดว่าใครยืนยันการรับจริง ใครบันทึก และใครตรวจรายการผิดปกติ รวมถึงสินค้าที่เบิกใช้ภายใน ส่งตัวอย่าง หรือรับคืนจากลูกค้า

• รับบางส่วนต้องแสดงยอดที่รับจริงและยอดที่ยังค้าง ไม่ปิดทั้งใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ
• โอนระหว่างคลังต้องติดตามทั้งต้นทางและปลายทาง รวมสินค้าระหว่างทาง
• คืนสินค้าต้องอ้างอิงรายการเดิมและระบุสภาพของที่รับกลับ
• รายการย้อนหลังหรือสินค้าติดลบต้องมีเหตุผลและผู้ตรวจ ไม่เปิดให้แก้ได้โดยไร้ร่องรอย

วางจุดส่งข้อมูลให้บัญชีทราบการรับหรือส่งมอบตามข้อเท็จจริง แม้ใบแจ้งหนี้ยังมาไม่ครบ เพื่อให้ผู้รับผิดชอบพิจารณาการตัดรอบอย่างเหมาะสม ไม่ใช้วันที่คีย์ข้อมูลแทนวันที่เกิดรายการทุกกรณี

ตรวจนับแล้วต้องอธิบายผลต่างได้

กำหนดเวลาตรวจนับ วิธีควบคุมสินค้าที่เคลื่อนไหวระหว่างนับ และผู้ตรวจทานผล ควรตรวจทั้งจากรายการในระบบไปหาของ และจากของบนชั้นกลับมาหารายการ เพื่อช่วยพบของที่ยังไม่อยู่ในทะเบียน

เมื่อมีผลต่าง ให้ตรวจการรับจ่ายที่อยู่ใกล้เวลาตัดรอบ หน่วยนับ รหัสคลัง และสินค้าชำรุดก่อนเสนอปรับยอด เก็บผลนับเดิม ผลตรวจซ้ำ เหตุผล และผู้อนุมัติไว้ด้วย รอบตรวจอาจเลือกตามมูลค่าและความเสี่ยง ไม่จำเป็นต้องใช้ความถี่เดียวกับทุกสินค้า

ตัวอย่างแนวทางควบคุมสินค้าคงเหลือของ ACCA เน้นการบันทึกสินค้าชำรุดหรือล้าสมัย และรายงานความคลาดเคลื่อนให้ตรวจสอบต่อ ประเด็นนี้ช่วยย้ำว่าการนับต้องนำไปสู่การจัดการผลต่าง ไม่ใช่เพียงลงลายมือชื่อว่าตรวจแล้ว

จำนวนตรงแล้ว ต้องเชื่อมกับมูลค่าในบัญชี

กำหนดรายงานที่เชื่อมจำนวนคงเหลือกับต้นทุน และวิธีกระทบยอดรายละเอียดสินค้ากับบัญชีแยกประเภท ระบุผู้ตรวจรายการที่ต้นทุนเป็นศูนย์ ต้นทุนผิดปกติ หรือไม่มีข้อมูลรองรับ แยกเรื่องวิธีคำนวณต้นทุนออกจากการแก้ผลต่างจำนวน

สำหรับกิจการที่ใช้ TFRS for NPAEs บทที่ 8 ข้อ 8.4 กำหนดการวัดมูลค่าสินค้าคงเหลือด้วยราคาทุนหรือมูลค่าสุทธิที่จะได้รับแล้วแต่มูลค่าใดต่ำกว่า จึงต้องให้ผู้รับผิดชอบพิจารณาสินค้าเสียหายหรือล้าสมัยด้วย ไม่ได้ดูเพียงจำนวนที่นับได้

รายการปรับมูลค่าต้องมีข้อมูลรองรับและใช้นโยบายที่เหมาะกับมาตรฐานของกิจการ การออกแบบระบบควรกำหนดว่าฝ่ายขาย คลัง และบัญชีจะส่งข้อมูลให้ผู้พิจารณาอย่างไร

ขอวางระบบให้จบที่วิธีทำงานและรายงานที่ใช้ได้

หากผลต่างเกิดซ้ำหลายเดือน ควรประเมินโครงการที่ครอบคลุมทะเบียนสินค้า ผังรับจ่ายและโอน แบบฟอร์มตรวจนับ วิธีจัดการข้อยกเว้น และรายงานกระทบยอด ไม่ใช่จ้างให้แก้จำนวนเพียงรอบเดียว

ก่อนคุยกับ Greenpro KSP เตรียมจำนวนคลังและสินค้า ตัวอย่างรายงานรับจ่าย ผลต่างล่าสุด โปรแกรมที่ใช้ และผู้เกี่ยวข้อง ทีมจะใช้ข้อมูลนี้วิเคราะห์ขั้นตอนเดิมและเสนอขอบเขตการออกแบบที่เหมาะกับกิจการ

ต้องเปลี่ยนโปรแกรมคลังทันทีหรือไม่?

ยังไม่ควรสรุปจนกว่าจะเห็นสาเหตุ หากระบบเดิมรองรับหน่วยนับ คลัง และรายงานที่ต้องการ อาจเริ่มปรับข้อมูลหลักกับขั้นตอนก่อน ส่วนการเชื่อมโปรแกรมหรือย้ายข้อมูลให้ประเมินแยกในขอบเขตโครงการ