หนังสือยืนยันยอดจากผู้สอบบัญชี คู่ค้าไม่ตอบหรือยอดไม่ตรง ต้องทำอย่างไร?

มีบัญชีแยกประเภทแล้ว ทำไมยังขอคำยืนยัน?

บริษัทขนส่งอาจมีรายการลูกหนี้ครบทุกใบ แต่คู่ค้าบันทึกใบลดหนี้หรือการจ่ายเงินคนละวัน การขอคำยืนยันจากภายนอกช่วยให้ผู้สอบบัญชีมีข้อมูลอีกทางหนึ่งสำหรับตรวจประเด็นที่เกี่ยวข้อง

TSA 505 ย่อหน้า 6–7 วางหลักให้ผู้สอบบัญชีควบคุมขั้นตอนขอคำยืนยัน ทั้งข้อมูล ผู้ให้คำยืนยัน การส่ง และการตอบกลับโดยตรง ข้อมูลที่ขออาจเป็นยอดคงเหลือหรือเงื่อนไขข้อตกลง ไม่จำกัดเพียงยอดลูกหนี้

หนังสือที่บริษัทส่งทวงหนี้เองกับคำยืนยันเพื่อการสอบบัญชีมีวัตถุประสงค์และการควบคุมต่างกัน ควรตกลงกับผู้สอบบัญชีก่อนนำเอกสารจากงานติดตามหนี้มาใช้ และไม่สรุปว่ารายการที่ไม่ได้เลือกส่งยืนยันไม่ต้องตรวจสอบ

บริษัทควรเตรียมข้อมูลอะไรให้ส่งได้ถูกคน?

หากไม่ทราบอีเมลของผู้รับผิดชอบ ให้ติดต่อสอบถามช่องทางจริง ไม่สร้างที่อยู่หรือใช้บัญชีอีเมลของบริษัทตนเองแทนคู่ค้า การแบ่งข้อมูลตามรายคู่ค้าช่วยลดโอกาสส่งรายละเอียดของอีกรายผิดไปด้วย

ช่วยติดตามได้ แต่ต้องไม่เปลี่ยนเส้นทางคำตอบ

บริษัทอาจแจ้งคู่ค้าว่าจะมีคำขอยืนยันและช่วยประสานผู้รับผิดชอบ โดยให้ผู้สอบบัญชีกำหนดวิธีส่งและติดตามที่เหมาะสม พร้อมระบุให้ตอบตรงตามช่องทางที่กำหนด

• ไม่กรอกความเห็นหรือเซ็นตอบแทนผู้ให้คำยืนยัน
• ไม่ขอให้คู่ค้าตอบตรงกับบัญชีบริษัททั้งที่ยังมีผลต่าง
• ไม่ตัดบางหน้า แก้ยอด หรือส่งต่อเฉพาะคำตอบที่ตรงกัน
• ถ้าคำตอบส่งมาที่บริษัทก่อน ให้แจ้งข้อเท็จจริงและส่งต้นฉบับพร้อมข้อมูลการรับให้ผู้สอบบัญชีประเมิน

เมื่อได้รับคำขอที่ไม่แน่ใจว่าเป็นของจริง ให้ตรวจช่องทางติดต่อกับผู้สอบบัญชีที่บริษัทแต่งตั้งไว้ก่อนส่งข้อมูล การตรวจผู้ส่งช่วยทั้งเรื่องความลับและความน่าเชื่อถือของหลักฐาน

ตัวอย่างยอดไม่ตรง: เริ่มจากรายใบและวันบันทึก

สมมติบัญชีบริษัทแสดงลูกหนี้ 120,000 บาท ณ วันสิ้นปี แต่คู่ค้าตอบ 100,000 บาท ผลต่าง 20,000 บาทควรแยกตรวจว่าเป็นการชำระระหว่างทาง ใบลดหนี้ที่บันทึกคนละงวด หรือรายการที่คู่ค้าไม่ยอมรับ

ทำตารางระบุเลขเอกสาร ยอดตามแต่ละฝ่าย วันส่งมอบ วันจ่ายหรือรับเงิน เหตุผลที่เสนอ และเอกสารรองรับ อย่าเลือกยอดฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งมาแทนทันทีโดยยังไม่ตรวจข้อเท็จจริง

หากพบการบันทึกผิดจริง ให้ฝ่ายบัญชีจัดทำรายการปรับปรุงตามขั้นตอน เก็บหลักฐานการอนุมัติ และแจ้งผู้สอบบัญชีว่ารายการใดปรับแล้วพร้อมเลขอ้างอิง การอธิบายด้วยวาจาว่าเป็นยอดค้างเก่าอย่างเดียวอาจยังตอบสาเหตุไม่ได้

คู่ค้าไม่ตอบกลับ ถือว่ายืนยันยอดแล้วได้ไหม?

สำหรับคำขอแบบให้ตอบทุกกรณี การไม่ตอบไม่ได้แปลว่ายืนยันยอด ผู้สอบบัญชีต้องประเมินวิธีตรวจทางเลือก และในบางสถานการณ์คำตอบตรงอาจมีความจำเป็นต่อหลักฐานที่ต้องการ ตาม TSA 505 ย่อหน้า 12–13

กิจการควรตรวจข้อมูลติดต่อ เตรียมหลักฐานส่งมอบ การรับชำระภายหลัง และรายการที่เกี่ยวข้องตามที่ผู้สอบบัญชีขอ แต่ไม่กำหนดเองว่าเอกสารชุดใดใช้แทนได้แน่นอน

สร้างรายการติดตามสั้น ๆ แยกส่งแล้ว รอตอบ ตอบแล้วมีผลต่าง และรอหลักฐานเพิ่ม ระบุผู้รับผิดชอบกับวันที่ติดตามครั้งล่าสุด ไม่ควรส่งคำขอซ้ำหลายฝ่ายจนผู้รับสับสนว่าจะตอบฉบับใด

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการยืนยันยอด

คำตอบยอดตรงแปลว่าบัญชีนั้นถูกทุกเรื่องหรือไม่?

ไม่เสมอไป เช่น ยืนยันจำนวนหนี้ได้แต่ยังต้องประเมินการเรียกเก็บ หรือมีประเด็นการแสดงรายการและเปิดเผยข้อมูล การยืนยันตอบคำถามตามขอบเขตที่ขอ

ไม่อยากให้ติดต่อคู่ค้า จึงขอใช้เอกสารภายในอย่างเดียวได้ไหม?

ควรอธิบายเหตุผลและข้อจำกัดให้ผู้สอบบัญชีทราบเพื่อประเมินตามมาตรฐาน ไม่ถือว่าผู้บริหารเลือกตัดวิธีตรวจโดยไม่มีผลกระทบได้

ผู้สอบบัญชีรับประกันว่าจะหาผลต่างได้ทั้งหมดหรือไม่?

งานตรวจสอบให้ความเชื่อมั่นอย่างสมเหตุสมผลตาม TSA 200 ไม่ใช่การรับประกันว่าทุกข้อผิดพลาดจะถูกค้นพบ การจัดข้อมูลที่ตรวจย้อนกลับได้ยังเป็นงานสำคัญของกิจการ