เลี้ยงรับรองลูกค้า หักรายจ่ายได้เท่าไร และใช้ VAT จากใบเสร็จได้ไหม?

มีใบเสร็จร้านอาหาร ยังต้องอธิบายว่าเลี้ยงใครและเพื่ออะไร

เจ้าของบริษัทพาลูกค้าไปหารือโครงการและส่งใบเสร็จให้บัญชี แต่เอกสารระบุเพียงชื่อร้านกับยอดเงิน เมื่อถึงเวลาทบทวนภาษี ทีมบัญชีจึงไม่รู้ว่าเป็นการรับรองคู่ค้า อาหารพนักงาน หรือค่าใช้จ่ายส่วนตัว การมีหลักฐานจ่ายเงินอย่างเดียวไม่ตอบวัตถุประสงค์ของรายการ

ควรบันทึกวัน ผู้เข้าร่วม ความเกี่ยวข้องกับกิจการ และเรื่องที่หารือขณะเกิดรายการ โดยเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นให้ตรวจสอบได้ ไม่เขียนเหตุผลย้อนหลังให้ต่างจากความจริง

การรับรองลูกค้าต้องแยกจากสวัสดิการพนักงาน ค่าโฆษณา และเงินบริจาค เพราะหลักภาษีอาจต่างกัน ไม่ควรย้ายชื่อบัญชีเพื่อหลบข้อจำกัดของรายการเดิม

ตรวจเงื่อนไขก่อนนำยอดไปเทียบเพดาน

กฎกระทรวงฉบับที่ 143 กำหนดทั้งลักษณะการรับรอง ผู้เข้าร่วม การอนุมัติ และหลักฐาน ไม่ได้มีเพียงวงเงินสูงสุด กรณีให้สิ่งของแก่ผู้ได้รับการรับรองยังมีเกณฑ์ไม่เกินคนละ 2,000 บาทต่อคราวที่ต้องตรวจแยก อ่านหลักเกณฑ์ฉบับรวมแก้ไข

อาหารสำหรับพนักงานอย่างเดียวจึงไม่ควรนำมารวมเป็นรับรองลูกค้าโดยอัตโนมัติ ส่วนพนักงานที่มีหน้าที่เข้าร่วมรับรองควรมีข้อมูลอธิบายบทบาทให้ชัด

เพดาน 0.3% คิดจากฐานใด

สำหรับรายการที่ผ่านเงื่อนไขแล้ว ให้นำยอดจ่ายจริงมาเทียบเพดานร้อยละ 0.3 ของรายได้หรือยอดขายที่นำมาคำนวณกำไรสุทธิก่อนหักรายจ่าย หรือทุนที่ชำระแล้ว ณ วันสุดท้ายของรอบบัญชี โดยใช้ฐานที่มากกว่า และยอดหักรวมไม่เกิน 10 ล้านบาท ตามข้อ 4 ของกฎกระทรวงฉบับที่ 143

สมมติรายได้ตามฐานที่เกี่ยวข้อง 20 ล้านบาท และทุนชำระแล้ว 5 ล้านบาท ใช้ฐาน 20 ล้านบาท เพดานจึงเท่ากับ 20,000,000 × 0.3% = 60,000 บาท หากยอดค่ารับรองที่เข้าเงื่อนไขหลังจัดประเภทภาษีซื้อแล้วเป็น 85,000 บาท จะมีส่วนเกินเพดาน 25,000 บาทที่ต้องพิจารณาบวกกลับในการคำนวณภาษี

ตัวอย่างสมมติว่ารายการผ่านเงื่อนไขอื่นทั้งหมด หากบางรายการไม่มีหลักฐานหรือเป็นรายจ่ายส่วนตัว ต้องคัดออกก่อน ไม่ใช้วงเงินที่ยังเหลือเป็นเหตุให้หักรายการที่ไม่เข้าเงื่อนไข

VAT จากค่ารับรองเป็นอีกคำถามหนึ่ง

มาตรา 82/5(4) กำหนดภาษีซื้อจากรายจ่ายเพื่อการรับรองหรือในลักษณะทำนองเดียวกันเป็นภาษีซื้อต้องห้ามตามหลักเกณฑ์ แม้ได้ใบกำกับภาษีเต็มรูปแล้วก็ไม่ได้ทำให้ใช้เครดิตได้ ดูมาตรา 82/5

ตัวอย่างใบกำกับค่าอาหารรับรองลูกค้า 5,000 บาทและ VAT 350 บาท หากเข้าลักษณะรับรองตามข้อห้าม จะนำ 350 บาทไปลดภาษีขายไม่ได้ ส่วนการจัดยอดเพื่อคำนวณรายจ่ายภาษีเงินได้ต้องตรวจหลักเกณฑ์ค่ารับรองและไม่บันทึกภาษีซื้อซ้ำกับต้นทุนหรือรายจ่าย

อย่ามองว่าใช้ VAT ไม่ได้แล้วรายจ่ายทั้งหมดต้องถูกตัดทิ้งเสมอ หรือมองกลับกันว่าหักรายจ่ายได้จึงใช้ VAT ได้ ทั้งสองระบบมีเงื่อนไขคนละชุด

ทำทะเบียนค่ารับรองให้เห็นวงเงินและรายการรอตรวจ

• รวมรายการตามรอบบัญชี โดยแยกวันที่และเลขเอกสาร
• ระบุคู่ค้าหรือกลุ่มผู้เข้าร่วมและเรื่องที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
• แสดงยอดก่อนภาษี VAT และยอดที่จัดเข้ารายจ่าย
• แยกรายการเข้าเงื่อนไข รอหลักฐาน และไม่เข้าเงื่อนไข
• ติดตามยอดสะสมเทียบฐานเพดานที่อัปเดตจากข้อมูลจริง

ก่อนจัดงานใหญ่หรือมอบสิ่งของ ควรตรวจงบและรูปแบบกิจกรรมกับผู้ดูแลภาษี ไม่รอให้จ่ายแล้วจึงค้นหาเอกสาร การแบ่งบิลหรือเปลี่ยนชื่อรายการไม่ทำให้กิจกรรมที่ไม่เข้าเงื่อนไขมีสิทธิเพิ่มขึ้น

หากเคยใช้ VAT จากค่ารับรองไปแล้ว ให้แยกเดือนและเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อประเมินวิธีแก้ ไม่หักกลบกับภาษีเดือนใหม่เองโดยไม่มีการตรวจสอบ

คำถามเรื่องค่ารับรองที่พบบ่อย

ยอดยังไม่ถึงเพดาน หักได้ทุกใบหรือไม่?

ไม่ใช่ ต้องผ่านเงื่อนไขความเกี่ยวข้อง ผู้รับรอง การอนุมัติ และหลักฐานด้วย เพดานเป็นข้อจำกัดจำนวนเงิน ไม่ใช่การอนุมัติรายจ่ายทุกประเภท

เจ้าของใช้บัตรส่วนตัวจ่ายแทนบริษัทได้ไหม?

ต้องพิสูจน์ว่าเป็นรายจ่ายบริษัทจริงและมีหลักฐานสำรองจ่ายกับการคืนเงินให้สัมพันธ์กัน ไม่ลงค่ารับรองซ้ำทั้งวันที่รูดบัตรและวันที่บริษัทคืนเงิน

ควรให้ที่ปรึกษาดูอะไรก่อนจัดกิจกรรม?

นำวัตถุประสงค์ กลุ่มผู้เข้าร่วม งบ รูปแบบสิ่งของหรือบริการ และวิธีออกเอกสารมาให้ตรวจ เพื่อแยกประเภทภาษีและกำหนดหลักฐานก่อนจ่ายจริง