เงินสดในบัญชีสูงกว่าที่มีจริง ต้องตรวจอะไร ก่อนปรับยอดให้ตรง?

ยอดเงินสดสูงไม่ได้แปลว่าบริษัทมีเงินพร้อมใช้

ผู้บริหารเปิดงบทดลองแล้วเห็นเงินสด 300,000 บาท แต่ในลิ้นชักมีเพียง 20,000 บาท หากนำยอดบัญชีไปตัดสินใจซื้อสินค้า อาจเข้าใจสภาพคล่องผิดตั้งแต่ต้น ปัญหาอาจมาจากรายการรับโอนที่ลงเป็นเงินสด เงินที่ฝากธนาคารแล้วไม่ตัดบัญชี หรือการเบิกทดรองที่ยังจัดประเภทไม่ถูกต้อง

ต้องแยกเงินสดในมือออกจากเงินฝากธนาคาร และกำหนดวันเวลาตรวจให้ตรงกัน ยอดบัญชีสิ้นเดือนเทียบกับเงินสดวันนี้โดยไม่ไล่รายการระหว่างทางย่อมไม่เท่ากันได้ จึงยังใช้เป็นหลักฐานว่าเกิดการขาดเงินไม่ได้

เป้าหมายแรกคืออธิบายความต่างได้ทุกส่วน ไม่ใช่ทำให้สองตัวเลขเท่ากันโดยเร็วที่สุด

เริ่มตรวจจากยอดจริง แล้วค่อยย้อนรายการ

หากมีหลายร้านหรือหลายกล่องเงินสด ให้แยกตรวจแต่ละจุด ไม่หักกลบส่วนเกินของสาขาหนึ่งกับส่วนขาดอีกสาขาโดยไม่มีเหตุผล รายการระหว่างธนาคารกับเงินสดควรมีเลขอ้างอิงร่วมกันเพื่อกันการลงซ้ำ และไม่ควรสร้างเอกสารย้อนหลังที่ขัดกับเหตุการณ์จริง

ตัวอย่างส่วนต่าง 280,000 บาท ไม่ควรรวมเป็นรายการเดียว

สมมติบัญชีเงินสดแสดง 300,000 บาท แต่ตรวจนับได้ 20,000 บาท ส่วนต่าง 280,000 บาท เมื่อตรวจเอกสารพบว่า 150,000 บาทเป็นเงินที่นำฝากธนาคารแล้วแต่ยังไม่ได้ลดเงินสด อีก 80,000 บาทเป็นเงินทดรองที่มีใบรับเงินและอยู่ระหว่างเคลียร์ ส่วนที่เหลือ 50,000 บาทยังไม่ทราบสาเหตุ

สองส่วนแรกต้องตรวจว่ารายการอีกด้านถูกบันทึกไว้แล้วหรือไม่ก่อนปรับ เพื่อไม่ให้เพิ่มยอดธนาคารหรือเงินทดรองซ้ำ ส่วน 50,000 บาทต้องมีผู้รับผิดชอบติดตามหลักฐานและกำหนดวันทบทวน ไม่สรุปว่าเป็นค่าใช้จ่ายหรือหนี้ของกรรมการโดยไม่มีข้อเท็จจริง

เงินทดรองที่ยังไม่เคลียร์ไม่ใช่ธนบัตรในกล่อง และยังไม่ควรถือเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดจนกว่าจะมีข้อมูลเพียงพอ ตัวอย่างนี้แสดงวิธีแยกประเด็น ไม่ใช่รายการบัญชีสำเร็จรูปสำหรับทุกบริษัท

สิ่งที่ไม่ควรทำเพื่อให้ยอดดูเรียบร้อย

• ตัดส่วนต่างเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดทั้งก้อนโดยไม่มีหลักฐาน
• โอนไปบัญชีกรรมการเพียงเพราะยังหาคู่รายการไม่พบ
• ลงยอดเปิดใหม่ทับยอดเดิมจนไม่เหลือเส้นทางตรวจสอบ
• แก้วันที่หรือสร้างใบรับจ่ายให้รองรับยอดที่ต้องการ

กรมพัฒนาธุรกิจการค้าอธิบายหน้าที่ส่งมอบเอกสารประกอบการลงบัญชีให้ครบถ้วนถูกต้องตามมาตรา 12 จึงควรแก้จากหลักฐานที่สะท้อนเหตุการณ์จริง อ่านคำอธิบายหน้าที่ด้านบัญชีของ DBD

หากพบว่าเกี่ยวข้องกับงวดก่อน ให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาความมีสาระสำคัญและวิธีแก้ตามมาตรฐานที่บริษัทใช้ ไม่โยนยอดทั้งหมดเข้ากำไรขาดทุนเดือนปัจจุบันโดยอัตโนมัติ

ลดโอกาสเกิดส่วนต่างซ้ำด้วยงานควบคุมที่ทำได้จริง

กำหนดวงเงินสดย่อย ผู้ถือเงิน ผู้อนุมัติ และรอบส่งเอกสารให้ชัด แยกคนรับจ่ายกับคนตรวจทานเมื่อขนาดทีมเอื้ออำนวย หากทีมเล็กให้เจ้าของตรวจหลักฐานและสุ่มนับแทน ไม่ควรปล่อยให้คนเดียวถือเงิน ลงบัญชี และอนุมัติส่วนต่างเองทั้งหมด

• ลงรายการรับจ่ายพร้อมเลขเอกสารที่ตามย้อนกลับได้
• นำฝากเงินตามรอบและจับคู่กับรายการธนาคาร
• ติดตามเงินทดรองเป็นรายคน รายงาน และวันครบเคลียร์
• ปิดยอดเงินสดและบันทึกรายการค้างตรวจเป็นประจำ

บริการที่ปรึกษาบัญชีอาจเริ่มจากทบทวนส่วนต่างหนึ่งงวด แล้วเสนอรายการที่ต้องหาหลักฐานและจุดควบคุมที่ควรปรับ หากต้องรื้อข้อมูลหลายปีหรือปรับระบบทั้งกิจการ ควรแยกขอบเขตงานและระยะเวลาก่อนเริ่ม

คำถามก่อนแก้ยอดเงินสด

พบส่วนต่าง ต้องสรุปว่าเป็นทุจริตเลยไหม?

ไม่ควร ส่วนต่างอาจมาจากวันอ้างอิงหรือการบันทึกผิด แต่ต้องติดตามจนมีหลักฐาน หากพบสัญญาณความผิดปกติให้รักษาเอกสารและให้ผู้รับผิดชอบพิจารณาดำเนินการตามข้อเท็จจริง

ไม่มีเอกสาร สามารถปรับให้ยอดตรงก่อนได้ไหม?

ไม่ควรลงรายการที่ไม่มีฐานรองรับ ให้ทำรายการติดตามและประเมินหลักฐานทางเลือกกับผู้ทำบัญชี โดยไม่ปล่อยยอดค้างไว้โดยไม่มีแผนแก้ไข

เริ่มปรึกษาต้องเตรียมอะไร?

เตรียมงบทดลอง บัญชีเงินสด รายการธนาคาร ใบตรวจนับ ใบสำคัญรับจ่าย และทะเบียนเงินทดรอง พร้อมระบุวันที่พบปัญหาและผู้ที่อธิบายเส้นทางเงินแต่ละส่วนได้