เปิดบริษัทใหม่ ต้องเริ่มทำบัญชีอย่างไร?

หน้าที่บัญชีเริ่มเมื่อไร แม้ยังไม่มีรายได้

สำหรับบริษัทจำกัดที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย การเริ่มจัดทำบัญชีนับจากวันที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล บริษัทจึงควรจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมาย และส่งข้อมูลให้ครบถ้วน การยังไม่มีรายได้ไม่ได้ทำให้หน้าที่จัดทำบัญชีและงบการเงินประจำปีหมดไป ดูพระราชบัญญัติการบัญชี มาตรา 8–12 และ 19

ช่วงก่อนเปิดขายจริงอาจมีทุนที่รับชำระ เงินยืมกรรมการ ค่าเช่า เงินประกัน หรือการซื้ออุปกรณ์ ซึ่งต้องแยกตามลักษณะรายการ การเรียกช่วงนี้ว่า “ยังไม่มีธุรกิจ” จึงอาจทำให้มองข้ามเอกสารที่จำเป็นตั้งแต่ต้น

บทความนี้เน้นบริษัทจำกัดทั่วไป หากเป็นห้างหุ้นส่วน บริษัทมหาชน กิจการต่างประเทศ หรือธุรกิจที่มีกฎหมายเฉพาะ ควรตรวจหน้าที่เพิ่มเติมตามประเภทกิจการ

เตรียมข้อมูลตั้งต้นให้ผู้ทำบัญชี

• ข้อมูลนิติบุคคล: หนังสือรับรอง เอกสารจัดตั้ง ผู้มีอำนาจ ที่อยู่ และข้อมูลสาขา
• ทุนและเงินที่นำเข้าบริษัท: หลักฐานรับชำระทุน เงินยืม หรือรายการที่กรรมการสำรองจ่าย พร้อมที่มาและข้อตกลง
• บัญชีธนาคาร: รายชื่อบัญชีของกิจการ รายการเดินบัญชี และผู้รับผิดชอบการกระทบยอด
• ทรัพย์สินและสัญญา: ใบซื้ออุปกรณ์ สัญญาเช่า เงินประกัน และหลักฐานส่งมอบ
• สถานะภาษีและการจ้างงาน: เอกสารทะเบียนที่มีอยู่ รายละเอียดพนักงาน และการจ่ายค่าบริการ

จัดทำรายการเอกสารที่ส่งมอบและสิ่งที่ยังขาด ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นได้จากวันที่ คู่ค้า และเลขเอกสาร เช่น แยกโฟลเดอร์รายเดือนเป็นขาย ซื้อ จ่าย และธนาคาร แล้วตกลงช่องทางรับเอกสารเพียงชุดหลักเพื่อลดข้อมูลซ้ำ

ค่าใช้จ่ายก่อนจดทะเบียนหรือเอกสารที่ออกในชื่อบุคคลควรแยกให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาข้อเท็จจริง ไม่เปลี่ยนชื่อเอกสารเองหรือถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทได้ทั้งหมด

แยกเงินบริษัทออกจากเงินส่วนตัว

ให้รายรับและรายจ่ายกิจการผ่านบัญชีที่ระบุได้ชัด และกำหนดวิธีเบิกคืนเมื่อมีการสำรองจ่าย หากกรรมการนำเงินมาให้บริษัทใช้ ต้องบันทึกที่มาและพิจารณาว่าเป็นรายการประเภทใดตามหลักฐาน ไม่เหมารวมเป็นยอดขายหรือทุนโดยไม่มีข้อมูลรองรับ

ตัวอย่าง บริษัทรับชำระทุน ซื้อคอมพิวเตอร์ และจ่ายเงินประกันเช่าสำนักงานในเดือนเดียวกัน เงินทั้งสามรายการมีความหมายต่างกัน คอมพิวเตอร์อาจเป็นสินทรัพย์ ส่วนเงินประกันอาจเป็นสิทธิเรียกคืนตามสัญญา จึงไม่ควรนำยอดเงินออกทั้งหมดไปนับเป็นค่าใช้จ่ายทันที

ในแต่ละเดือนให้เทียบยอดธนาคารกับรายการรับ–จ่าย ระบุเงินที่ยังหาที่มาไม่ได้และติดตามเอกสารก่อนปิดงาน เจ้าของกิจการควรเห็นรายการค้างนี้ด้วย ไม่ปล่อยให้ผู้ทำบัญชีคาดเดาจากสลิปเพียงอย่างเดียว

วางปฏิทินภาษีตามธุรกรรมจริง

เริ่มจากสำรวจว่ากิจการขายอะไร รับเงินอย่างไร จ่ายค่าอะไร และมีพนักงานหรือไม่ แล้วจึงกำหนดแบบภาษีที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรสรุปว่าบริษัทใหม่ทุกแห่งต้องยื่นแบบเหมือนกันทั้งหมด

หากขายสินค้าหรือให้บริการที่อยู่ในบังคับ VAT และมีรายรับเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี โดยทั่วไปต้องยื่นขอจดทะเบียนภายใน 30 วันนับแต่วันที่รายรับเกิน ต้องตรวจข้อยกเว้นของกิจการประกอบด้วย ไม่ใช้ยอดกำไรแทนยอดรายรับ หลักเกณฑ์การจดทะเบียน VAT และ กิจการที่ไม่ต้องจดทะเบียน

แยกวันส่งเอกสารภายในออกจากวันครบกำหนดยื่นจริง ให้มีเวลาตรวจทานและเตรียมชำระ พร้อมเก็บหลักฐานรับแบบและการชำระหลังดำเนินการ

เตรียมปิดบัญชีปีแรกไว้ตั้งแต่เริ่ม

ตกลงวันสิ้นรอบบัญชีให้ชัด รอบแรกอาจสั้นกว่า 12 เดือนได้ตามเงื่อนไข จึงไม่ควรนับไปอีกหนึ่งปีเต็มจากวันจดทะเบียนโดยอัตโนมัติ ดูรอบระยะเวลาบัญชีของกรมสรรพากร

สำหรับบริษัทจำกัด ต้องวางงานจัดทำงบ การตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชี และการเสนออนุมัติต่อที่ประชุมใหญ่ภายใน 4 เดือนนับแต่วันปิดบัญชี จากนั้นนำส่งงบต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่ได้รับอนุมัติ โดยตรวจประกาศที่ใช้กับรอบนั้นด้วย งานยื่นภาษีต่อกรมสรรพากรเป็นอีกหน้าที่หนึ่ง ต้องติดตามแยกกัน คู่มือการยื่นงบการเงินของ DBD

ก่อนสิ้นปีควรเตรียมรายละเอียดลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ ทรัพย์สิน และเงินที่เกี่ยวข้องกับกรรมการ ตรวจว่าสัญญาบริการรวมค่าปิดงบและค่าสอบบัญชีไว้หรือแยกต่างหาก เพื่อวางงบประมาณได้ครบ

เช็กลิสต์เดือนแรกและคำถามที่พบบ่อย

1. กำหนดผู้ประสานงานภายในและผู้ทำบัญชี พร้อมวันส่งเอกสาร
2. รวบรวมข้อมูลจัดตั้ง ทุน ธนาคาร และรายการเริ่มต้น
3. วางวิธีออกเอกสารขาย รับเงิน จ่ายเงิน และเบิกคืน
4. ตรวจสถานะภาษีและรอบบัญชี แล้วทำปฏิทินงาน
5. ทบทวนยอดเงินและรายการเอกสารค้างหลังจบเดือนแรก

ไม่มีรายได้ ต้องรอหาผู้ทำบัญชีไหม?

ควรเริ่มจัดระบบตั้งแต่จดทะเบียน เพราะยังอาจมีทุน ค่าใช้จ่าย หรือสินทรัพย์ รวมถึงหน้าที่งบการเงิน แม้ภาษีแต่ละประเภทต้องพิจารณาตามสถานะและธุรกรรมจริง

ใช้ตารางรายรับ–รายจ่ายอย่างเดียวพอหรือไม่?

ตารางช่วยรวบรวมข้อมูลได้ แต่ยังต้องตรวจว่าระบบบัญชี เอกสาร และงบการเงินครบตามหน้าที่ของบริษัท ควรให้ผู้ทำบัญชีกำหนดรูปแบบข้อมูลที่ใช้ทำงานต่อได้