บริษัทเปิดใหม่ออกบิลแรกอย่างไร ไม่ให้ลูกค้าตีกลับและรับเงินล่าช้า?

เริ่มจากข้อมูลที่ฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายบัญชีลูกค้าใช้จริง

บริษัทใหม่รับงานแรกสำเร็จแล้ว แต่บิลอาจถูกส่งกลับเพราะชื่อบริษัทผิด ไม่มีเลขใบสั่งซื้อ หรือยังไม่มีคนอนุมัติส่งมอบงาน ปัญหาเหล่านี้ควรถามตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน แทนการรอถามเมื่อถึงวันรับเงิน

ยืนยันชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคู่สัญญา ที่อยู่หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง ผู้รับเอกสาร ช่องทางส่งบิล รอบรับวางบิล และเงื่อนไขชำระตามข้อตกลง หากผู้สั่งงานกับบริษัทที่จ่ายเป็นคนละรายให้ขอข้อมูลที่ชัดเจนก่อนออกเอกสาร

จัดชุดข้อมูลผู้ขายของบริษัทตนเองให้ตรงกันระหว่างสัญญา ใบเสนอราคา เอกสารขาย และบัญชีรับเงิน การใช้ชื่อแบรนด์อย่างเดียวอาจไม่พอสำหรับการตรวจของลูกค้าองค์กร

ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จทำหน้าที่ต่างกัน

เอกสารบางอย่างรวมอยู่ในฉบับเดียวได้เมื่อถูกต้องตามหน้าที่และจังหวะออกเอกสาร แต่ไม่ควรเปลี่ยนชื่อเป็น “ใบเสร็จรับเงิน” ทั้งที่ยังไม่ได้รับชำระเพื่อให้ลูกค้าดำเนินการเร็วขึ้น

ออกเลขเอกสารตามชุดที่กำหนด และอ้างอิงกันให้ตามจากใบเสนอราคาถึงเงินรับได้ เก็บประวัติยกเลิกหรือแก้ไข ไม่ลบฉบับเก่าจนไม่ทราบว่าเคยส่งอะไรให้ลูกค้า

จดบริษัทแล้ว ไม่ได้แปลว่าออกใบกำกับภาษีได้ทันที

ตรวจทะเบียน VAT ของบริษัทก่อนตกลงเอกสารกับลูกค้า มาตรา 86/13 แห่งประมวลรัษฎากร ห้ามผู้ที่ไม่ใช่ผู้ประกอบการจดทะเบียนหรือไม่มีสิทธิ ออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ จึงไม่ควรเติมคำว่า VAT ในบิลเพียงเพราะลูกค้าร้องขอ

สำหรับผู้จดทะเบียน ให้ตรวจจุดเกิดภาษีและรายการที่ต้องมีในใบกำกับภาษีตามประเภทธุรกรรม ไม่ใช้วันวางบิลเป็นคำตอบสำหรับทุกกรณี โดยเฉพาะงานที่รับเงินล่วงหน้าหรือแบ่งส่งมอบ

หากลูกค้าต้องใช้เอกสารที่บริษัทออกไม่ได้ในสถานะปัจจุบัน ให้ชี้แจงและหารือก่อนรับงาน ไม่ยืมชื่อบริษัทอื่นหรือออกเอกสารที่ไม่ตรงกับผู้ขายจริง

ทดลองเดินเอกสารหนึ่งงานก่อนใช้กับทุกลูกค้า

1. ให้ผู้รับผิดชอบตรวจข้อมูลบริษัทและลูกค้าในแบบเอกสาร
2. ตรวจว่าราคา เงื่อนไขชำระและขอบเขตงานตรงกับข้อตกลง
3. จับคู่ใบส่งของหรือการรับงานกับงวดเรียกเก็บ
4. ตรวจเลขอ้างอิงและเอกสารที่ลูกค้ากำหนด แล้วบันทึกวันส่ง
5. เมื่อลูกค้าจ่าย ให้จับคู่เงินรับกับบิลและออกหลักฐานตามข้อเท็จจริง
6. ส่งชุดเอกสารให้ทีมบัญชี พร้อมแจ้งส่วนที่ยังค้าง

ในทีมเล็ก เจ้าของอาจเป็นผู้ตรวจขั้นสุดท้ายก่อนส่งบิล หลักการควบคุมภายในของ ACCA สนับสนุนการตรวจความถูกต้องและการกระทบยอด ส่วนขั้นตอนข้างต้นเป็นแนวทางปฏิบัติที่ปรับให้เหมาะกับบริษัทเริ่มต้น

เงินเข้าไม่เต็มบิล ต้องแยกว่าค้างจ่ายหรือมีรายการหัก

เมื่อยอดโอนต่ำกว่ายอดเรียกเก็บ ให้ตรวจว่าลูกค้าจ่ายบางส่วน หักภาษีตามหน้าที่ หักเงินประกันผลงานตามสัญญา หรือมีข้อโต้แย้ง ไม่ลดรายได้หรือปิดหนี้ทั้งใบจากยอดโอนเพียงอย่างเดียว

ตัวอย่างนี้ใช้เพื่ออธิบายการติดตามยอดค้างเท่านั้น หากรายการจริงมี VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือเงินประกันผลงาน ต้องแยกรายการและหลักฐานเพิ่ม ไม่ใช้สูตรนี้แทนทุกกรณี

บันทึกผู้ประสานงาน เหตุที่ค้าง และวันติดตามครั้งต่อไป เอกสารภาษีที่ลูกค้าต้องส่งให้ควรมีสถานะแยกจากยอดเงินที่ชำระแล้ว

ให้นักบัญชีช่วยตรวจรูปแบบก่อนออกบิลจริง

ส่งตัวอย่างสัญญาหรือใบเสนอราคา แบบเอกสารที่จะใช้ สถานะ VAT และวิธีรับเงินให้ทีมบัญชีตรวจตั้งแต่ก่อนงานแรก หากใช้โปรแกรม ให้ตกลงชุดเลขเอกสารและข้อมูลที่ส่งต่อกันก่อนเริ่มคีย์จริง

บริการรับทำบัญชีบริษัทเปิดใหม่ของ Greenpro KSP ช่วยดูแลบัญชีและภาษีตามลักษณะกิจการ แจ้งความต้องการให้ช่วยตรวจเอกสารขายและรอบส่งงานเพื่อประเมินขอบเขตบริการให้เหมาะกับบริษัท

ลูกค้าขอเปลี่ยนชื่อในบิลหลังจ่ายแล้ว ควรทำอย่างไร?

ตรวจคู่สัญญา ผู้รับบริการ และเหตุที่ขอแก้ก่อน แล้วดำเนินการตามชนิดเอกสารโดยเก็บประวัติ ไม่เปลี่ยนชื่อให้รายอื่นเพียงเพราะได้รับคำขอทางแชต