ประเด็นสำคัญ: กำไรกับเงินสดตอบคนละคำถาม บริษัทอาจขายได้แต่ยังเก็บเงินไม่ได้ จ่ายซื้อสินค้าล่วงหน้า หรือมีเงินต้นหนี้ถึงกำหนด การดูงบกำไรขาดทุนอย่างเดียวจึงไม่พอ ต้องเทียบกับธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และแผนรับ–จ่ายจริง
ทำไมมีกำไร แต่ยอดธนาคารไม่เพิ่มตาม
รายได้และค่าใช้จ่ายในงบสะท้อนผลดำเนินงานตามหลักบัญชี ส่วนยอดเงินสดสะท้อนการรับและจ่ายเงินจริง เงินอาจค้างอยู่กับลูกหนี้หรือสินค้า ขณะเดียวกันการซื้ออุปกรณ์และชำระเงินต้นกู้ยืมก็ทำให้เงินออก แม้ไม่ได้เป็นค่าใช้จ่ายทั้งจำนวนในงวดนั้น
สื่อความรู้ของธนาคารแห่งประเทศไทยอธิบายการเคลื่อนไหวเงินสดจากการดำเนินงาน การลงทุน และการจัดหาเงินทุน การแยกเช่นนี้ช่วยหาสาเหตุว่าเงินลดเพราะกิจการปกติ การลงทุน หรือโครงสร้างหนี้ ความรู้การเงินสำหรับผู้ประกอบการ — ธปท.
อย่าเพิ่งสรุปว่าเงินหายหรือผู้ทำบัญชีผิดจากการเห็นกำไรกับเงินฝากไม่เท่ากัน ควรทำตารางกระทบยอดก่อน แล้วจึงตรวจรายการที่อธิบายไม่ได้
ตัวอย่างสมมติ: กำไร 30,000 บาท แต่เงินออกสุทธิ
สมมติเดือนหนึ่งรับรู้รายได้จากสินค้าที่ขายและส่งมอบแล้ว 100,000 บาท ต้นทุนกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง 70,000 บาท จึงมีกำไร 30,000 บาท แต่ลูกค้าจ่ายในเดือนนั้นเพียง 40,000 บาท และกิจการจ่ายต้นทุนกับค่าใช้จ่ายดังกล่าวครบ 70,000 บาท
| มุมมอง | ตัวอย่างจำนวนเงิน |
|---|---|
| รายได้ที่รับรู้ | 100,000 บาท |
| ต้นทุนและค่าใช้จ่าย | 70,000 บาท |
| กำไรของรายการ | 30,000 บาท |
| เงินรับจริง | 40,000 บาท |
| เงินจ่ายจริง | 70,000 บาท |
| เงินสดเปลี่ยนจากรายการนี้ | ลดลง 30,000 บาท |
ตัวอย่างนี้ตัด VAT ภาษี และรายการอื่นออกเพื่ออธิบายหลักการ ลูกหนี้ที่ยังไม่ชำระ 60,000 บาทเป็นจุดที่ต้องติดตาม แม้ยอดขายและกำไรดูดี การรับเงินจริงต้องยึดหลักฐานและวันชำระ ไม่ใช่วันที่คาดหวังเพียงอย่างเดียว
ห้าจุดที่ควรตรวจเมื่อเงินหมุนไม่ทัน
- ลูกหนี้: แยกยอดยังไม่ถึงกำหนดกับเกินกำหนด ตรวจข้อโต้แย้ง ใบวางบิล และวันที่ลูกค้ารับเอกสาร
- สต็อก: ดูสินค้าค้าง ขายช้า และยอดที่ซื้อเกินแผน เงินอาจจมในสินค้าที่ไม่เปลี่ยนเป็นยอดขายเร็วพอ
- เจ้าหนี้และเงินจ่ายล่วงหน้า: เปรียบเทียบวันจ่ายกับวันรับลูกค้า และแยกเงินมัดจำที่ยังไม่เกิดค่าใช้จ่าย
- สินทรัพย์และหนี้: ตรวจการซื้ออุปกรณ์ เงินต้น ดอกเบี้ย และกำหนดชำระแต่ละสัญญา
- รายการกับเจ้าของ: แยกการเติมเงิน ถอนเงิน เบิกคืน และยอดที่ยังรอหลักฐาน
ดูยอดคงเหลือพร้อมอายุรายการและความสามารถเปลี่ยนเป็นเงิน ไม่มองเฉพาะยอดรวม เช่น ลูกหนี้จำนวนมากไม่ได้แปลว่าเงินจะเข้าทั้งหมดในเดือนถัดไป
ทำแผนเงินสดระยะสั้นจากวันที่รับ–จ่ายจริง
จัดประมาณการเป็นรายสัปดาห์ในช่วงที่ต้องเฝ้าระวัง เริ่มจากเงินพร้อมใช้ บวกเงินที่คาดว่าจะรับตามข้อมูลลูกค้า แล้วหักค่าใช้จ่าย ภาษี และหนี้ที่ถึงกำหนด แยกรายการที่ยืนยันแล้วออกจากรายการที่ยังไม่แน่นอน
ลองอีกกรณีหนึ่งว่าลูกค้ารายใหญ่จ่ายช้าหรือยอดขายต่ำกว่าแผน จะเห็นช่วงที่ต้องเตรียมการล่วงหน้า วิธีจัดการอาจเป็นเร่งเอกสารวางบิล ติดตามหนี้ ทบทวนการสั่งสินค้า หรือพูดคุยเงื่อนไขคู่ค้าตามความเหมาะสม ไม่ใช่เลื่อนภาษีหรือหยุดจ่ายตามใจโดยไม่ตรวจผลกระทบ
ประมาณการต้องปรับเมื่อข้อเท็จจริงเปลี่ยน และไม่ควรนับวงเงินที่ยังไม่อนุมัติหรือยอดขายที่ยังไม่ตกลงเป็นเงินสดที่ใช้ได้แน่นอน
รายงานที่ควรคุยกับทีมบัญชีทุกเดือน
- งบกำไรขาดทุนที่ระบุช่วงเวลาและสถานะการปิดบัญชี
- กระทบยอดธนาคารและรายการที่ยังหาสาเหตุไม่ได้
- อายุลูกหนี้และเจ้าหนี้ พร้อมประเด็นที่ต้องติดตาม
- ยอดสินค้าหรือทรัพย์สินที่มีผลต่อเงินหมุนเวียน
- กำหนดจ่ายภาษี หนี้ และรายจ่ายสำคัญที่ทราบแล้ว
งานเหล่านี้ช่วยให้การตัดสินใจอิงข้อมูลต่อเนื่อง การเลือก ทีมรับทำบัญชีรายเดือน ควรตกลงว่ามีรายงานใดรวมอยู่ ส่งเมื่อไร และเจ้าของต้องให้ข้อมูลอะไร ส่วนการจัดประมาณการหรือวิเคราะห์กระแสเงินสดเชิงลึกอาจต้องกำหนดงานเพิ่มเติม
สำหรับกิจการขนาดเล็ก การทำแผนรับ–จ่ายเพื่อบริหารเป็นประโยชน์ได้แม้ชุดงบตามมาตรฐานที่กิจการใช้ไม่ได้บังคับให้นำเสนองบกระแสเงินสดทุกกรณี จึงควรแยกเครื่องมือบริหารออกจากข้อกำหนดชุดงบประจำปี คำถาม–คำตอบ TFRS for NPAEs ของสภาวิชาชีพบัญชี
คำถามเรื่องกำไรและเงินสด
ควรดูเงินฝากอย่างเดียวแทนงบหรือไม่?
ควรดูประกอบกัน เงินฝากที่เพิ่มอาจมาจากเงินกู้หรือเจ้าของเติมเงิน ไม่ใช่กำไร ส่วนกำไรที่เพิ่มอาจยังเก็บเป็นเงินไม่ได้
ยอดลูกหนี้ค้างควรตัดออกจากบัญชีทันทีไหม?
ต้องตรวจสิทธิเรียกร้อง โอกาสเรียกเก็บ และหลักเกณฑ์บัญชีกับภาษีที่เกี่ยวข้อง ไม่ลบยอดเพียงเพื่อให้รายงานดูสะอาด
บัญชีรายเดือนช่วยหาเงินให้บริษัทได้หรือไม่?
ช่วยให้เห็นสาเหตุและข้อมูลที่ใช้วางแผนได้ดีขึ้น แต่การเก็บหนี้ คุมสต็อก กำหนดราคา และจัดเงินทุนยังต้องอาศัยการตัดสินใจและการทำงานของกิจการ
แหล่งอ้างอิงและขอบเขตข้อมูล
เนื้อหาเป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการบริษัทจำกัด ตัวอย่างที่ระบุเป็นกรณีสมมติ ไม่ใช่ผลลัพธ์ของลูกค้า การดำเนินการจริงต้องตรวจเอกสาร ข้อเท็จจริง และหลักเกณฑ์ที่ใช้กับกิจการในช่วงนั้น ส่วนเช็กลิสต์และวิธีจัดงานเป็นข้อเสนอเพื่อช่วยเตรียมข้อมูลก่อนใช้บริการ
อ่านต่อเพื่อเตรียมงานบัญชี
ยอดขายดี แต่ยังต้องเติมเงินเข้าบริษัททุกเดือน?
แจ้งรูปแบบขายเชื่อ รอบจ่ายคู่ค้า และเดือนที่ปิดบัญชีล่าสุด ให้ทีมงานพิจารณางานกระทบยอดและรายงานบัญชีรายเดือนที่เหมาะกับธุรกิจ หากต้องการประมาณการเงินสดหรือวิเคราะห์เฉพาะเรื่อง จะตกลงขอบเขตเพิ่มเติมให้ชัดเจน
