เลือกบริการบัญชีให้เหมาะกับธุรกิจอย่างไร?

1. สรุปภาพธุรกิจก่อนขอใบเสนอราคา

เตรียมข้อมูลหนึ่งหน้าให้ทุกผู้ให้บริการใช้ประเมินจากฐานเดียวกัน จะช่วยลดความคลาดเคลื่อนระหว่างราคาที่เสนอและงานที่เกิดขึ้นจริง

• ลักษณะกิจการ: รูปแบบการประกอบธุรกิจ สินค้าหรือบริการ จำนวนสาขา สถานะภาษี และธุรกรรมต่างประเทศหากมี
• ปริมาณงาน: จำนวนเอกสารขาย–ซื้อโดยประมาณ บัญชีธนาคาร พนักงาน รายการสินค้า และช่องทางรับเงิน
• งานที่ทำอยู่แล้ว: ใครออกเอกสาร ตรวจรับสินค้า คุมเงินสด บันทึกบัญชี และติดตามลูกหนี้ ใช้โปรแกรมอะไร
• ปัญหาที่ต้องการแก้: เอกสารค้าง ปิดบัญชีช้า ยอดไม่ตรง ขาดคน หรือผู้บริหารยังไม่ได้ข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจ
• ข้อมูลตั้งต้น: งบล่าสุด บัญชียกมา รายการคงค้าง และช่วงเวลาที่ต้องสะสางย้อนหลัง

ไม่จำเป็นต้องส่งข้อมูลอ่อนไหวทั้งหมดในขั้นขอราคา ใช้สรุปปริมาณงานและตัวอย่างที่ปิดบังข้อมูลก่อน แล้วตกลงช่องทางและสิทธิ์เข้าถึงก่อนเริ่มรับงานจริง

2. จับคู่ความต้องการกับประเภทบริการ

ชื่อแพ็กเกจไม่ได้บอกว่ารวมทุกงาน ตัวอย่างเช่น ค่าทำบัญชีรายเดือนอาจแยกจากค่าปิดงบ ค่าสอบบัญชี หรือการแก้ข้อมูลย้อนหลัง จึงต้องอ่านรายการรวม–ไม่รวมในข้อเสนอของแต่ละราย

ตัวอย่าง: บริษัทมีพนักงานออกใบแจ้งหนี้และบันทึกซื้อขายอยู่แล้ว แต่ขาดคนกระทบยอดและปิดบัญชี อาจเริ่มจากขอบเขตเสริมทีมในงานที่ขาด พร้อมกำหนดผู้ส่งข้อมูลและผู้อนุมัติ แทนการประเมินว่าต้องส่งงานทุกขั้นตอนให้ผู้ให้บริการทันที

3. เปรียบเทียบข้อเสนอด้วยหัวข้อเดียวกัน

• งานและผลส่งมอบ: ได้รายงานอะไร ความถี่เท่าไร มีรายละเอียดประกอบหรือคำอธิบายประเด็นสำคัญหรือไม่
• รอบเวลา: วันส่งข้อมูล วันแจ้งเอกสารขาด วันส่งรายงาน และวิธีจัดการเมื่อฝ่ายใดส่งช้า
• ผู้รับผิดชอบ: ผู้ประสานงาน ผู้ทำบัญชี ผู้ทบทวน และผู้รับช่วงแทนเมื่อผู้รับผิดชอบไม่อยู่
• ราคา: ฐานคิดค่าบริการ ปริมาณที่รวม งานเพิ่มเติม ค่าระบบ ภาษี และเงื่อนไขปรับราคา
• สิทธิ์ข้อมูล: ใครเป็นเจ้าของฐานข้อมูล เข้าดูได้อย่างไร ส่งออกเป็นรูปแบบใด และขอเอกสารคืนเมื่อไร
• การติดตามปัญหา: ช่องทางตอบคำถาม เวลาตอบรับ วิธีแจ้งรายการเสี่ยงหรือข้อจำกัด และขั้นตอนแก้งาน

ตัวชี้วัดที่คุยกันได้ เช่น จำนวนรายการค้างที่ยังไม่ทราบเจ้าของ ระยะเวลาปิดบัญชีหลังรับข้อมูลครบ และรายงานที่ส่งตรงตามข้อตกลง ควรกำหนดวิธีวัดและเงื่อนไขให้ตรงกัน ไม่ใช้คำว่า “ครบวงจร” แทนรายละเอียดงาน

4. ตรวจผู้รับผิดชอบและวางแผนส่งมอบตั้งแต่ต้น

สอบถามชื่อและสถานะของผู้ทำบัญชีที่รับผิดชอบงาน รวมถึงคุณสมบัติที่เหมาะกับกิจการ โดยใช้ช่องทาง e-Accountant ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า สำหรับข้อมูลและบริการเกี่ยวกับผู้ทำบัญชี หากมีงานสอบบัญชี ให้แยกผู้สอบบัญชีและตรวจสถานะผ่าน ระบบตรวจสอบผู้สอบบัญชีรับอนุญาตของสภาวิชาชีพบัญชี การทำบัญชีและการสอบบัญชีมีหน้าที่ต่างกัน และต้องพิจารณาความเป็นอิสระของงานสอบบัญชีด้วย

การจ้างผู้ให้บริการไม่ได้ย้ายความรับผิดชอบทุกเรื่องออกจากกิจการ ผู้บริหารยังต้องจัดให้มีข้อมูลจริงครบถ้วน มีผู้อนุมัติรายการ และติดตามหน้าที่ของกิจการ ควรกำหนดผู้ประสานงานภายในที่ตัดสินใจหรือหาข้อมูลเพิ่มได้

ก่อนเริ่มงานให้ทำรายการรับ–ส่งยอดยกมา เอกสารคงค้าง สิทธิ์ระบบ และวันเริ่มรับผิดชอบ หากเปลี่ยนผู้ให้บริการ ให้ตกลงช่วงรอยต่อและตรวจไฟล์ที่รับมาว่าเปิดใช้งานได้ ก่อนยกเลิกสิทธิ์ที่ไม่จำเป็นของผู้เดิม

5. คำถามก่อนตกลงว่าจ้างและคำถามพบบ่อย

1. จากปริมาณงานนี้ มีงานใดรวมและงานใดต้องเสนอราคาเพิ่ม?
2. ต้องส่งเอกสารอะไร ภายในรอบใด และเมื่อส่งไม่ครบจะติดตามอย่างไร?
3. รายงานตัวอย่างที่ได้รับมีอะไร และใช้อ่านสถานะลูกหนี้ เจ้าหนี้ หรือผลดำเนินงานได้แค่ไหน?
4. ใครรับผิดชอบงานจริง และติดต่อเมื่อมีเรื่องเร่งด่วนได้ทางใด?
5. เมื่อต้องแก้ข้อมูล ใครอนุมัติและเก็บประวัติการแก้ไขอย่างไร?
6. เมื่อสิ้นสุดสัญญาจะได้รับเอกสารและฐานข้อมูลอะไร ในรูปแบบใด และภายในเวลาเท่าไร?

เลือกจากราคาถูกที่สุดได้หรือไม่?

ควรเทียบราคาเมื่อขอบเขต ปริมาณงาน และผลส่งมอบใกล้เคียงกันก่อน ราคาต่ำอาจเหมาะกับงานที่จำกัด แต่ต้องทราบสิ่งที่กิจการยังต้องทำเองและค่าใช้จ่ายเมื่อมีงานเพิ่ม

มีพนักงานบัญชีแล้วจำเป็นต้องจ้างเพิ่มไหม?

พิจารณาช่องว่างของงานและกำลังทีมก่อน อาจต้องการเพียงผู้ช่วยปิดบัญชี ผู้ทบทวน หรือคำปรึกษาเฉพาะเรื่อง ไม่จำเป็นต้องเลือกขอบเขตเดียวกับกิจการที่ยังไม่มีทีมภายใน

ใช้โปรแกรมบัญชีแล้วเพียงพอหรือยัง?

โปรแกรมช่วยจัดเก็บและประมวลผล แต่ยังต้องมีคนตรวจความครบถ้วน เลือกวิธีบันทึก กระทบยอด และทบทวนผล ควรตกลงทั้งคน กระบวนการ และระบบให้ทำงานร่วมกัน