ประเด็นสำคัญ: เริ่มเลือก Outsource จากงานที่กิจการขาดและผลลัพธ์ที่ต้องการ แล้วกำหนดว่าใครเตรียมข้อมูล ใครทำ ใครตรวจ และใครอนุมัติ รูปแบบบริการที่เหมาะอาจเป็นดูแลรายเดือน เสริมบางกระบวนการ หรือรับโครงการเฉพาะ ไม่จำเป็นต้องส่งงานทั้งหมดให้ภายนอกเสมอไป
แยกก่อนว่าขาดคน ขาดระบบ หรือขาดการตรวจทาน
ปัญหาบัญชีล่าช้าอาจไม่ได้เกิดจากจำนวนคนอย่างเดียว หากเอกสารจากฝ่ายขายมาไม่ครบ หรือผู้อนุมัติไม่ส่งข้อมูล การเพิ่มผู้บันทึกบัญชีก็อาจยังปิดงานไม่ทัน ควรไล่ขั้นตอนตั้งแต่รับเอกสารจนถึงรายงานที่ผู้บริหารใช้ แล้วระบุจุดที่ติดขัดจริง
- ไม่มีทีมบัญชี: ต้องการผู้ดูแลงานประจำและปฏิทินส่งข้อมูล
- มีทีมแต่ปริมาณงานเพิ่ม: ต้องการเสริมกำลังบางหน้าที่หรือบางช่วงเวลา
- ข้อมูลไม่ตรงกัน: ต้องการกระทบยอด ทบทวนวิธีทำงาน หรือจัดระบบก่อน
- บัญชีค้างหลายงวด: ต้องกำหนดโครงการสะสางและแยกจากงานเดือนปัจจุบัน
- ผู้บริหารไม่ได้ข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจ: ต้องตกลงรายงาน ความถี่ และคุณภาพข้อมูลที่ต้องการ
เขียนปัญหาเป็นผลลัพธ์ที่สังเกตได้ เช่น “ต้องการทราบรายการลูกหนี้ค้างและสาเหตุผลต่างทุกเดือน” จะช่วยกำหนดขอบเขตได้ชัดกว่าการขอทีมมาช่วยบัญชีทั่วไป
สี่รูปแบบงานที่ใช้เปรียบเทียบได้
| รูปแบบ | เหมาะกับสถานการณ์ | สิ่งที่ต้องตกลง |
|---|---|---|
| ดูแลงานบัญชีรายเดือน | ไม่มีทีมประจำหรืออยากให้ภายนอกดูแลส่วนหลัก | เอกสาร ภาษี รายงาน และงานสิ้นปีที่รวมจริง |
| เสริมทีมเฉพาะกระบวนการ | มีทีมภายใน แต่ลูกหนี้ เจ้าหนี้ หรือกระทบยอดทำไม่ทัน | ขอบเขตงาน จุดส่งต่อ และผู้ตรวจทานของแต่ละฝ่าย |
| สนับสนุนปิดบัญชีและรายงาน | มีคนบันทึกแล้ว แต่ต้องการความช่วยเหลือช่วงปิดงวด | ยอดตั้งต้น รายการปรับปรุง และรูปแบบรายงาน |
| โครงการจัดข้อมูลหรือแก้งานค้าง | ต้องสะสางอดีตหรือเตรียมเปลี่ยนระบบ | ช่วงเวลาที่ครอบคลุม เอกสารที่มี และเกณฑ์รับมอบงาน |
การแบ่งนี้เป็นกรอบช่วยคุยขอบเขต ไม่ใช่ชื่อแพ็กเกจมาตรฐาน ผู้ให้บริการแต่ละแห่งอาจแบ่งงานต่างกัน จึงต้องอ่านรายละเอียดแทนการตัดสินจากชื่อบริการเพียงอย่างเดียว
เลือกทำงานทางไกล เข้าหน้างาน หรือผสมกัน
งานที่ข้อมูลอยู่ในระบบและเอกสารครบอาจประสานทางไกลได้สะดวก แต่การทำความเข้าใจกระบวนการจริง จัดแฟ้มตั้งต้น หรืองานที่ต้องเห็นหลักฐานหน้างานอาจต้องนัดเข้าพื้นที่ การเลือกวิธีควรตามลักษณะงานและการเข้าถึงข้อมูล
ตัวอย่าง กิจการที่ทีมภายในออกเอกสารและอนุมัติจ่ายอยู่แล้ว อาจให้ภายนอกช่วยบันทึกและกระทบยอด พร้อมประชุมปิดงวดประจำเดือน ส่วนกิจการที่ยังไม่รู้ว่าเอกสารอยู่ที่ใคร อาจต้องเริ่มจากจัดกระบวนการรับ–ส่งก่อน
กำหนดผู้ประสานงานหลัก ช่องทางถามข้อมูล เวลาตอบกลับ และวิธีติดตามรายการค้าง รวมถึงกรณีเร่งด่วน หากต้องเข้าหน้างานให้ระบุความถี่ ชั่วโมง และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องในข้อตกลง
แบ่งผู้ทำ ผู้ตรวจ และผู้อนุมัติให้ชัด
การจ้างทีมภายนอกไม่ได้ทำให้หน้าที่ของกิจการตามกฎหมายหายไป ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชียังต้องจัดให้มีการทำบัญชีและส่งมอบเอกสารที่ใช้ลงบัญชี ส่วนผู้ทำบัญชีมีหน้าที่ตามกฎหมายของตนด้วย ดูบทบาทตามพระราชบัญญัติการบัญชี
| งาน | ตัวอย่างการแบ่งความรับผิดชอบ |
|---|---|
| ข้อมูลธุรกรรมและหลักฐาน | กิจการรวบรวมและยืนยันข้อเท็จจริง ภายนอกตรวจความครบตามขอบเขต |
| บันทึกและกระทบยอด | ระบุผู้จัดทำ ผู้ทบทวน และผู้ตอบผลต่างให้ชัด |
| เตรียมและยื่นแบบภาษี | กำหนดผู้เตรียม ผู้ยืนยันข้อมูล ผู้ยื่น และผู้เก็บหลักฐาน |
| อนุมัติจ่ายเงิน | กิจการกำหนดผู้มีอำนาจแยกจากผู้เตรียมรายการ |
| รายงานและงานค้าง | ตกลงวันส่ง รูปแบบรายงาน และผู้ตัดสินใจเรื่องที่ยังไม่จบ |
ตารางนี้เป็นตัวอย่างการออกแบบงาน ต้องปรับให้ตรงกับสัญญาและระบบจริง ไม่ควรมอบหมายให้คนเดียวสร้างคู่ค้า เตรียมจ่าย และอนุมัติเงินโดยไม่มีผู้ตรวจทาน
ตรวจความพร้อมของทีมและการดูแลข้อมูล
- ผู้รับผิดชอบ: มีใครทำงาน ใครตรวจทาน และใครรับช่วงเมื่อเจ้าหน้าที่เปลี่ยน
- ประสบการณ์ตรง: เข้าใจธุรกรรมของกิจการและอธิบายตัวอย่างวิธีทำงานได้หรือไม่
- ผลส่งมอบ: ขอรายการรายงาน กำหนดส่ง และวิธีรับแจ้งข้อมูลขาด
- สิทธิระบบ: ให้เข้าถึงตามหน้าที่ แยกบัญชีผู้ใช้งานและผู้อนุมัติ พร้อมบันทึกการเปลี่ยนแปลง
- ข้อมูลและความลับ: ตกลงการเก็บ ส่งต่อ สำรอง และส่งคืนข้อมูล รวมถึงผู้ที่เข้าถึงได้
- การยุติงาน: ระบุแฟ้มและไฟล์ที่ต้องส่งคืน งานค้าง และการยกเลิกสิทธิเข้าระบบ
หากผู้ให้บริการอ้างการรับรองเป็นสำนักงานบัญชีคุณภาพ ให้ตรวจรายชื่อและสถานะกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าโดยตรง การรับรองเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณา แต่ยังต้องตรวจขอบเขตและความพร้อมที่เหมาะกับงานจริง ตัวอย่างรายชื่อสำนักงานบัญชีคุณภาพที่ DBD เผยแพร่
เริ่มงานและประเมินผลจากสิ่งที่ตรวจสอบได้
ก่อนเริ่ม ให้กำหนดวันตัดยอด จัดรายการเอกสารและยอดยกมา เช่น ธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ ภาษี และรายการปรับปรุงที่ยังรอข้อสรุป หากข้อมูลตั้งต้นยังไม่ยืนยัน ต้องระบุเป็นเงื่อนไข ไม่เริ่มโดยสมมติว่ายอดถูกต้องทั้งหมด
ใช้รอบงานแรกทบทวนว่าเอกสารครบหรือไม่ กระทบยอดได้ถึงไหน รายงานส่งตามวันที่ตกลงหรือไม่ และผู้บริหารเข้าใจรายการที่ต้องตัดสินใจหรือไม่ ตัวชี้วัดควรดูทั้งเวลา คุณภาพ และจำนวนงานค้างที่มีคำอธิบาย ไม่ดูเพียงจำนวนรายการที่บันทึก
มีพนักงานบัญชีอยู่แล้ว ยังใช้ Outsource ได้ไหม?
ได้ โดยกำหนดงานที่เสริมให้ชัดและมีจุดส่งต่อเดียวกัน เพื่อหลีกเลี่ยงการบันทึกซ้ำหรือต่างฝ่ายเข้าใจว่าอีกฝ่ายทำแล้ว
ควรเริ่มจากจ้างทั้งหมดเลยหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับความพร้อมและขอบเขต อาจเริ่มจากส่วนที่ติดขัดและกำหนดวันทบทวนผล เมื่อเห็นวิธีทำงานจริงจึงปรับขอบเขตตามความต้องการ
แหล่งข้อมูลและข้อควรพิจารณา
- พระราชบัญญัติการบัญชี — บทบาทของกิจการและผู้ทำบัญชี
- รายชื่อสำนักงานบัญชีคุณภาพ — กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
รูปแบบงานและตารางความรับผิดชอบเป็นแนวทางสำหรับกำหนดขอบเขตบริการ ต้องปรับให้เหมาะกับกิจการ สัญญา และข้อกำหนดที่ใช้จริง รายชื่อหรือสถานะการรับรองควรตรวจข้อมูลล่าสุดกับหน่วยงาน
บทความที่เกี่ยวข้อง
เลือกทีมบัญชีภายนอกให้ตรงกับงานที่ต้องการ
คุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้เลย แจ้งลักษณะธุรกิจ ปริมาณรายการ และงานที่ต้องการให้ช่วยดูแล เพื่อให้ทีมงานพิจารณาขอบเขตบริการและเสนอราคาให้เหมาะสม
