รายจ่ายทางภาษีของบริษัท มีหลักเกณฑ์อย่างไร?

ทำไมค่าใช้จ่ายในบัญชีกับรายจ่ายภาษีจึงต่างกัน

งบการเงินจัดทำตามหลักบัญชี ส่วนการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีต้องพิจารณาเงื่อนไขของประมวลรัษฎากรด้วย จึงอาจมีรายการที่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีแล้ว แต่ภาษีให้หักต่างช่วงเวลา หักได้จำกัด หรือไม่ให้หัก

หลักภาษีเงินได้นิติบุคคลใช้เกณฑ์สิทธิเป็นพื้นฐานในการนำรายได้และรายจ่ายของรอบบัญชีมาคำนวณตามเงื่อนไขกฎหมาย จึงไม่ควรถือว่าวันโอนเงินเป็นตัวตัดสินรอบรายจ่ายทุกกรณี ดูประมวลรัษฎากร มาตรา 65 และบทบัญญัติที่เกี่ยวข้อง

งานที่ควรจัดเตรียมคือกระดาษทำการปรับกำไรทางบัญชีเป็นกำไรทางภาษี โดยระบุชื่อรายการ จำนวนเงิน เหตุผลที่ปรับ และหลักฐานอ้างอิง เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้ว่าตัวเลขแต่ละส่วนมาจากไหน

ตรวจรายจ่ายผ่านห้าประเด็นหลัก

1. เกิดรายการจริงหรือไม่: มีสินค้าหรือบริการที่ได้รับจริง และจำนวนเงินตรงกับข้อตกลงหรือไม่
2. เกี่ยวกับกิจการอย่างไร: อธิบายวัตถุประสงค์ทางธุรกิจได้ ไม่เป็นรายจ่ายส่วนตัวของกรรมการหรือผู้ถือหุ้น
3. เป็นรายจ่ายของรอบใด: ตรวจช่วงบริการ การส่งมอบ และภาระตามสัญญา ไม่ดูแค่วันที่ได้รับใบเสร็จ
4. เป็นค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์: รายการที่มีลักษณะลงทุนอาจต้องรับรู้เป็นสินทรัพย์และหักค่าเสื่อมตามเงื่อนไข
5. มีกฎจำกัดหรือห้ามหักหรือไม่: ตรวจมาตรา 65 ทวิ มาตรา 65 ตรี และข้อกำหนดเฉพาะประเภท

ความสมบูรณ์ของเอกสารเป็นเรื่องสำคัญ แต่เอกสารครบไม่ได้เปลี่ยนรายจ่ายส่วนตัวให้เป็นรายจ่ายกิจการ หรือทำให้รายจ่ายที่กฎหมายห้ามหักกลายเป็นหักได้

ตัวอย่างรายการที่ควรแยกพิจารณา

มาตรา 65 ตรีกำหนดรายจ่ายต้องห้ามหลายประเภท เช่น รายจ่ายส่วนตัว รายจ่ายที่มิใช่เพื่อกิจการ และรายจ่ายที่พิสูจน์ผู้รับไม่ได้ รวมถึงรายการที่มีเงื่อนไขจำกัด จึงควรพิจารณารายการจริงเป็นข้อ ๆ ไม่เหมารวมว่าค่าใช้จ่ายชื่อเดียวกันหักได้เหมือนกันทั้งหมด ดูหลักเกณฑ์รายจ่ายตามมาตรา 65 ตรี

สำหรับการหักค่าสึกหรอและค่าเสื่อมราคา ต้องตรวจเงื่อนไขตามมาตรา 65 ทวิและกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์นั้น ไม่ถือว่าซื้อและจ่ายเงินแล้วหักเต็มจำนวนได้เสมอ ดูเงื่อนไขการคำนวณกำไรสุทธิตามมาตรา 65 ทวิ

หลักฐานควรเชื่อมตั้งแต่เหตุผลซื้อถึงการรับ–จ่าย

ชุดเอกสารที่ดีควรแสดงได้ว่าซื้ออะไร จากใคร เพื่อทำงานใด ได้รับสินค้าหรือบริการเมื่อใด และชำระอย่างไร เช่น สัญญาหรือใบสั่งซื้อ หลักฐานส่งมอบ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และรายการเดินบัญชี โดยเลือกให้เหมาะกับลักษณะรายการจริง

สลิปโอนเงินช่วยยืนยันการจ่าย แต่เพียงลำพังอาจไม่อธิบายวัตถุประสงค์ธุรกิจและลักษณะบริการ ขณะเดียวกันการไม่มีใบกำกับภาษีไม่ได้ตอบเรื่องรายจ่ายภาษีเงินได้นิติบุคคลทั้งหมด ต้องพิจารณาหลักฐานอื่นและเงื่อนไขของรายการด้วย

ควรแยกการพิจารณา รายจ่ายภาษีเงินได้นิติบุคคล ออกจาก สิทธิภาษีซื้อ VAT เพราะใช้หลักเกณฑ์ต่างกัน รายการที่เกี่ยวกับธุรกิจอาจยังมีภาษีซื้อที่ห้ามนำมาหัก เช่น กรณีที่เข้าข้อห้ามตามกฎหมาย VAT ดูข้อห้ามภาษีซื้อตามมาตรา 82/5

ตัวอย่างการกระทบยอดก่อนคำนวณภาษี

สมมติกำไรทางบัญชี 500,000 บาท และตรวจแล้วมีค่าใช้จ่ายทางบัญชี 20,000 บาทที่เป็นรายจ่ายต้องห้ามทางภาษี หากไม่มีรายการปรับอื่น กำไรหลังปรับรายการนี้จะเป็น 520,000 บาท ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่างการปรับฐานกำไร ไม่ใช่จำนวนภาษีที่ต้องชำระ

จากนั้นต้องตรวจรายการปรับอื่น ผลขาดทุนที่กฎหมายให้ใช้ได้ สิทธิที่กิจการเข้าเงื่อนไข อัตราภาษี และเครดิตภาษีต่อไป หากพบว่าลงบัญชีผิดตั้งแต่ต้น ควรพิจารณาแก้การบันทึกบัญชีให้ถูกต้องด้วย ไม่ใช้การบวกกลับทางภาษีแทนการแก้บัญชีทุกกรณี

แนะนำให้จัดตารางประกอบที่มีวันที่ เลขเอกสาร บัญชีค่าใช้จ่าย ยอดตามบัญชี ยอดปรับภาษี เหตุผล และผู้ตรวจทาน พร้อมแยกรายการที่ยังรอข้อมูลออกมา เพื่อไม่สรุปสิทธิหักรายจ่ายก่อนตรวจเอกสารครบ

คำถามเรื่องรายจ่ายที่ควรถามผู้ให้คำปรึกษา

จ่ายผ่านบัญชีบริษัทแล้ว หักรายจ่ายได้เลยหรือไม่?

ยังต้องตรวจวัตถุประสงค์ ผู้รับ ลักษณะรายการ รอบเวลา และเงื่อนไขภาษี ช่องทางการจ่ายเป็นหลักฐานส่วนหนึ่ง ไม่ใช่เงื่อนไขเดียว

กรรมการสำรองจ่ายแทนบริษัทได้หรือไม่?

ควรมีเอกสารแสดงรายการของกิจการ หลักฐานการจ่าย และกระบวนการเบิกคืนที่ตรวจสอบได้ จากนั้นพิจารณาการบันทึกและภาษีตามรายการจริง ไม่ถือว่าทุกยอดที่เบิกคืนหักภาษีได้อัตโนมัติ

อยากตรวจรายการที่มีความเสี่ยง ควรเริ่มจากอะไร?

เตรียมบัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่าย รายการจำนวนมากหรือเกิดไม่บ่อย สัญญาที่เกี่ยวข้อง เอกสารประกอบ และกระดาษทำการภาษีเดิม เพื่อให้ผู้ตรวจช่วยแยกสิ่งที่ยืนยันได้กับสิ่งที่ต้องหาหลักฐานเพิ่ม