ได้รับหนังสือจากกรมสรรพากร ควรทำอย่างไร?

ตรวจอะไรทันทีเมื่อได้รับหนังสือ

ให้ผู้รับหนังสือส่งสำเนาครบทุกหน้าแก่ผู้รับผิดชอบภาษีของกิจการ พร้อมเก็บต้นฉบับ ซอง และหลักฐานการรับไว้ด้วย การเห็นเฉพาะรูปหน้าแรกในแชตอาจทำให้พลาดเอกสารแนบหรือรายการที่เจ้าหน้าที่ต้องการ

• ชื่อและเลขผู้เสียภาษี: เป็นของกิจการ สาขา หรือบุคคลใด
• เลขที่หนังสือและหน่วยงาน: ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงทุกครั้งที่ติดต่อ
• วันที่ได้รับจริง: ใครรับ ผ่านช่องทางใด และมีหลักฐานอะไร
• เรื่องและช่วงเวลา: เกี่ยวกับภาษีประเภทใด เดือนใด หรือรอบบัญชีใด
• สิ่งที่ต้องดำเนินการ: ส่งเอกสาร ไปพบ ชำระเงิน หรือใช้สิทธิภายในวันใด

หากไม่แน่ใจว่าเป็นหนังสือจริงหรือไม่ ให้ตรวจสอบกับหน่วยงานผ่านข้อมูลติดต่อบนเว็บไซต์กรมสรรพากร ก่อนส่งเอกสารหรือชำระเงินตามข้อความที่ได้รับ

แยกประเภทหนังสือก่อนเลือกวิธีดำเนินการ

ชื่อเรื่องเป็นเพียงจุดเริ่มต้น ต้องอ่านเนื้อหาและข้อกฎหมายประกอบ การได้รับหนังสือขอข้อมูลไม่ได้หมายความว่ามีข้อยุติแล้วว่ากิจการเสียภาษีไม่ถูกต้อง แต่ก็ควรมอบหมายผู้รับผิดชอบและติดตามให้ทันกำหนด

จัดชุดเอกสารให้ตอบคำถามได้ตรงประเด็น

เริ่มจากทำตารางสั้น ๆ ว่าเจ้าหน้าที่ถามอะไร ข้อมูลอยู่กับใคร และเอกสารใดรองรับคำตอบ จากนั้นเรียงเหตุการณ์ตามวันที่ เช่น วันที่ทำสัญญา ส่งมอบ ออกใบแจ้งหนี้ รับชำระ และยื่นภาษี เพื่ออธิบายความเชื่อมโยงของรายการ

• แบบภาษีฉบับปกติและเพิ่มเติม พร้อมใบเสร็จหรือหลักฐานการยื่น
• บัญชีแยกประเภท รายงานภาษีซื้อ–ขาย และรายละเอียดประกอบยอดที่เกี่ยวข้อง
• สัญญา ใบสั่งซื้อ ใบส่งมอบ ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และหลักฐานรับ–จ่ายเงิน
• หนังสือโต้ตอบหรือคำชี้แจงที่เคยส่ง รวมถึงรายการเอกสารที่ยังหาไม่พบ

ตัวอย่าง หากถูกถามว่ายอดรับเงินต่างจากยอดขายอย่างไร ควรแยกเงินรับจากการขาย เงินมัดจำ เงินกู้ หรือรายการอื่นตามหลักฐานจริง ไม่สรุปว่าเงินเข้าบัญชีทุกยอดเป็นรายได้ชนิดเดียวกัน และไม่สร้างคำอธิบายย้อนหลังโดยไม่มีข้อมูลรองรับ

ระวังกำหนดตอบ กำหนดชำระ และกำหนดอุทธรณ์

ทำปฏิทินแยกแต่ละหน้าที่ พร้อมชื่อผู้รับผิดชอบ หากจัดเอกสารไม่ทันให้ติดต่อหน่วยงานล่วงหน้าและตรวจว่าขอขยายเวลาได้ตามหลักเกณฑ์ใด การโทรแจ้งหรือยื่นคำขอเพียงอย่างเดียวไม่ได้แปลว่าได้รับอนุมัติแล้ว

กรณีการประเมินที่อยู่ภายใต้มาตรา 30 กำหนดอุทธรณ์คือ 30 วันนับแต่วันได้รับแจ้งการประเมิน โดยต้องพิจารณาข้อยกเว้นและเงื่อนไขของกฎหมายด้วย กำหนดนี้ไม่ใช่กำหนดตอบหนังสือทุกประเภท และการอุทธรณ์ไม่ทำให้หยุดหน้าที่ชำระภาษีโดยอัตโนมัติ ตามมาตรา 31 การทุเลาต้องได้รับอนุมัติตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ดูประมวลรัษฎากร มาตรา 28–37

หากได้รับหนังสือแจ้งการประเมิน ควรให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจเอกสารทั้งชุดโดยเร็ว เพื่อแยกประเด็นข้อเท็จจริง ข้อกฎหมาย และทางเลือกที่ใช้ได้จริง ไม่ควรรอรวบรวมเอกสารจนเสร็จทุกชิ้นแล้วจึงเริ่มตรวจเรื่องสิทธิและเวลา

ตอบตามข้อเท็จจริงและเก็บร่องรอยการส่ง

ก่อนส่งคำชี้แจง ให้ตรวจว่าตัวเลขตรงกับเอกสารแนบ ชื่อกิจการและช่วงเวลาถูกต้อง ผู้ลงนามมีอำนาจ และผู้ดำเนินการแทนมีเอกสารตามที่หน่วยงานกำหนด ข้อใดที่ยังยืนยันไม่ได้ควรระบุสถานะและสิ่งที่ต้องตรวจเพิ่มเติม ไม่คาดเดาแทนข้อเท็จจริง

จัดสารบัญเอกสาร ระบุเลขอ้างอิงหนังสือที่ตอบ และเก็บสำเนาชุดที่ส่งพร้อมหลักฐานรับเรื่อง หลังการพูดคุยควรบันทึกวัน เวลา ผู้ประสานงาน และสิ่งที่ต้องทำต่อ หากเจ้าหน้าที่ขอข้อมูลเพิ่ม ให้บันทึกเป็นรายการเพื่อป้องกันส่งซ้ำหรือตกหล่น

การปรึกษาภาษีควรเริ่มจากการตรวจข้อเท็จจริงและกำหนดขอบเขตงาน เช่น ช่วยทบทวนเอกสาร จัดประเด็นคำชี้แจง หรือพิจารณาทางเลือกตามกฎหมาย ไม่ใช่การรับรองว่าจะไม่มีภาษีหรือได้รับลดเบี้ยปรับเสมอไป

คำถามที่เจ้าของธุรกิจพบบ่อย

เอกสารอยู่กับสำนักงานบัญชีเดิม ต้องรอให้ครบก่อนหรือไม่?

ควรแจ้งผู้รับผิดชอบและขอเอกสารทันที พร้อมทำรายการที่ได้รับแล้วและที่ยังขาด ระหว่างนั้นยังต้องติดตามกำหนดตามหนังสือ ไม่ถือว่าการเปลี่ยนผู้ทำบัญชีทำให้กำหนดเวลาเลื่อนออกเอง

เคยชำระภาษีแล้ว ยังต้องตอบหรือไม่?

ตรวจว่าหนังสือถามเรื่องเดียวกับที่ชำระหรือไม่ แล้วนำแบบและหลักฐานชำระมาเทียบยอด การชำระแล้วอาจยังมีประเด็นเอกสารหรือรายการอื่นที่ต้องชี้แจง

ควรเตรียมอะไรเมื่อขอคำปรึกษา?

ส่งหนังสือครบทุกหน้า วันรับ กำหนดดำเนินการ สรุปลักษณะธุรกิจ และข้อมูลที่เคยติดต่อหน่วยงานไว้ก่อน จากนั้นจึงตกลงรายการเอกสารและขอบเขตงานที่จำเป็นกับผู้ให้คำปรึกษา