ใช้บัญชี Outsource แล้วใครอนุมัติเงิน? วิธีแบ่งหน้าที่และสิทธิ์เข้าระบบให้ชัด

แยกการทำบัญชีออกจากอำนาจตัดสินใจของบริษัท

เจ้าของธุรกิจบางรายอยากใช้ Outsource แต่กังวลว่าต้องส่งมอบข้อมูลทั้งหมดหรือให้ภายนอกเข้าถึงเงินโดยตรง จุดเริ่มต้นที่เหมาะสมคือเขียนให้ชัดว่าจ้างมาทำงานใด และงานนั้นต้องใช้ข้อมูลกับสิทธิ์อะไร ไม่เริ่มจากการให้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบทุกอย่าง

ตัวอย่างเช่น การบันทึกเจ้าหนี้ต้องใช้เอกสารซื้อและข้อมูลผู้ขาย การกระทบยอดต้องใช้รายงานบัญชีกับรายการธนาคาร ส่วนการอนุมัติโอนเป็นอีกหน้าที่หนึ่งที่บริษัทกำหนดผู้มีอำนาจได้ ไม่ควรถือว่าผู้เตรียมรายการต้องเป็นผู้อนุมัติด้วยโดยอัตโนมัติ

ตาม พระราชบัญญัติการบัญชี ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชียังมีหน้าที่ของตน การจ้างภายนอกจึงควรมีผู้ประสานงานและผู้กำกับงานของกิจการ ไม่ใช่หยุดตรวจเพราะมีผู้รับจ้างแล้ว

ใช้ตารางหน้าที่ก่อนเปิดสิทธิ์ในระบบ

ตารางนี้ไม่ใช่ข้อบังคับสำเร็จรูป และไม่ได้หมายความว่าผู้ให้บริการรับทุกงานตามตาราง ควรยืนยันผู้ปฏิบัติ ผู้ตรวจสำรอง และวิธีแก้กรณีคนใดไม่อยู่ด้วย

ให้สิทธิ์เท่าที่งานต้องใช้และมีชื่อผู้รับผิดชอบ

• ใช้บัญชีผู้ใช้แยกรายคน: เพื่อรู้ว่าใครบันทึก แก้ไข หรืออนุมัติ ไม่ใช้รหัสกลางร่วมกันทั้งทีม
• แยกดูข้อมูลจากแก้ข้อมูล: งานอ่านรายงานอาจใช้สิทธิ์อ่านอย่างเดียวหรือรับไฟล์ที่บริษัทจัดให้
• แยกข้อมูลอ่อนไหวตามหน้าที่: เช่น ข้อมูลเงินเดือน ไม่เปิดให้ทุกคนเพียงเพราะอยู่ในทีมบัญชี
• กำหนดช่วงเวลา: ทบทวนสิทธิ์เมื่อเปลี่ยนงาน เปลี่ยนคน หรือสิ้นสุดโครงการ
• เก็บร่องรอยการแก้ไข: ตรวจว่าระบบบันทึกกิจกรรมหรือมีวิธีติดตามเอกสารที่ปรับปรุง

ACCA กล่าวถึงการควบคุมการเข้าถึงและการป้องกันการแก้ข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตใน แนวทางระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ การตั้งค่ารายละเอียดต้องตรวจความสามารถของระบบที่บริษัทใช้งานจริง

ถ้าทีมเล็กจนแยกคนทุกขั้นตอนไม่ได้

ให้ระบุจุดที่คนเดียวทำหลายหน้าที่อย่างตรงไปตรงมา แล้วจัดให้เจ้าของหรือผู้ตรวจอีกคนดูหลักฐานจากแหล่งต้นทาง เช่น รายการธนาคาร ชื่อผู้รับเงิน และรายงานการแก้ข้อมูลผู้ขาย พร้อมบันทึกวันและผลการตรวจ

หลักการแบ่งหน้าที่ใน Internal controls ของ ACCA ช่วยลดความเสี่ยงจากการที่คนเดียวควบคุมธุรกรรมทั้งหมด ส่วนมาตรการชดเชยต้องเลือกให้เหมาะกับข้อจำกัดของกิจการ ไม่ได้ทำให้ความเสี่ยงหมดไป

กรณีสมมติ: บริษัทเสื้อผ้ามีเจ้าหน้าที่บัญชีหนึ่งคนและใช้ Outsource ช่วยกระทบยอด เจ้าหน้าที่เดิมเตรียมรายการซื้อ ทีมภายนอกทำรายงานผลต่าง และเจ้าของตรวจหลักฐานก่อนอนุมัติจ่าย หากใครแก้เลขบัญชีผู้ขาย ต้องมีผู้ตรวจยืนยันอีกคนก่อนใช้ข้อมูลใหม่

ข้อตกลงข้อมูลควรระบุอะไรให้ทำงานต่อได้

ระบุว่าเอกสารต้นฉบับอยู่กับใคร ไฟล์บันทึกบัญชีเก็บที่ใด ใครสำรองข้อมูล และบริษัทรับไฟล์คืนในรูปแบบใดได้บ้าง กำหนดช่องทางส่งข้อมูล ผู้ที่เข้าถึงได้ วิธีแจ้งเมื่อส่งผิดหรือพบเหตุผิดปกติ และวิธีปิดสิทธิ์เมื่อเปลี่ยนเจ้าหน้าที่

ประเด็นข้อมูลส่วนบุคคลและความลับต้องพิจารณาตามข้อมูลที่ใช้จริงและบทบาทของแต่ละฝ่าย หากมีข้อมูลลูกค้า พนักงาน หรือคู่ค้า ควรตกลงหน้าที่และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องก่อนให้เข้าถึง บทความนี้เป็นแนวทางจัดงาน ไม่ได้แทนการตรวจสัญญาหรือข้อกฎหมายเฉพาะกรณี

อย่าพึ่งพาเพียงคำว่า “เก็บข้อมูลเป็นความลับ” ควรตรวจว่ามีวิธีรับส่ง ส่งคืน และถอนสิทธิ์ที่ปฏิบัติได้จริง โดยไม่ส่งรหัสผ่านหรือรหัสอนุมัติการเงินผ่านช่องทางร่วมของทีม

เจ้าของควรเห็นอะไรระหว่างใช้บริการ

ขอรายชื่อผู้รับผิดชอบและสิทธิ์ที่ยังใช้งาน รายงานงานที่ส่งมอบ รายการรออนุมัติ และข้อผิดปกติที่ต้องตัดสินใจ ตรวจเป็นรอบตามความเสี่ยงและปริมาณงาน แทนการรอจนสิ้นสุดสัญญาจึงค่อยขอไฟล์ทั้งหมด

Outsource ตรวจงานของตนเองถือว่าแยกหน้าที่แล้วหรือไม่?

การมีผู้จัดทำและผู้ตรวจอีกคนช่วยได้ แต่ต้องดูว่ามีอำนาจและการเข้าถึงข้อมูลแยกจริงหรือไม่ งานสนับสนุนบัญชีไม่ใช่การตรวจสอบอิสระโดยผู้สอบบัญชีเพียงเพราะเป็นทีมภายนอก

เริ่มจากงานเล็กก่อนเพื่อประเมินได้ไหม?

สามารถเสนอขอบเขตทดลองที่มีรายการส่งมอบและผู้ตรวจรับชัด เช่น กระทบยอดบัญชีที่กำหนดหนึ่งรอบ ทั้งนี้ต้องให้ผู้ให้บริการประเมินความพร้อม เงื่อนไข และค่าใช้จ่ายก่อนเริ่ม ไม่มีระยะเวลาหรือจำนวนคนตายตัวสำหรับทุกกิจการ