ประเด็นสำคัญ: จำนวนเดือนที่เงินพอใช้ขึ้นอยู่กับเงินสดที่ใช้ได้จริง ภาระที่ผูกพันแล้ว และเวลาที่คาดว่าจะรับเงิน ไม่ใช้ทุนจดทะเบียนหรือยอดขายที่หวังไว้แทนเงินในมือ ควรทำแผนเงินสดหลายสถานการณ์และปรับจากข้อมูลบัญชีจริงทุกเดือน
เริ่มจากเงินที่บริษัทใช้ได้จริง ไม่ใช่ตัวเลขทุนบนเอกสาร
บริษัทเพิ่งเปิดอาจมีอุปกรณ์พร้อมและมีลูกค้าสนใจ แต่ยังไม่ได้รับเงิน ขณะเดียวกันค่าเช่า เงินเดือน และงวดจ่ายผู้รับเหมาถึงกำหนดแล้ว คำถามจึงไม่ใช่เพียงจะขายได้เท่าไร แต่คือเงินก้อนไหนต้องจ่ายก่อนที่เงินจากลูกค้าจะเข้ามา
ตรวจยอดธนาคารและเงินสดที่ยืนยันได้ แยกเงินที่มีข้อจำกัดการใช้ และระบุภาระที่ตกลงไว้แล้ว เงินทุนที่ยังไม่รับชำระ เงินกู้ที่ยังไม่อนุมัติ หรือใบเสนอราคาที่ยังไม่ยืนยัน ไม่ควรนับเป็นเงินพร้อมใช้
คู่มือการวางแผนธุรกิจของ ACCA แยกประมาณการกระแสเงินสดออกจากประมาณการกำไรขาดทุน โดยแผนเงินสดต้องเห็นจำนวนและช่วงเวลาที่เงินเข้าออก บทความนี้นำแนวคิดนั้นมาใช้วางแผนช่วงเริ่มบริษัท ไม่ใช่เกณฑ์สินเชื่อหรือคำรับรองความอยู่รอดของกิจการ
แยกเงินจ่ายครั้งแรก ภาระประจำ และรายการตามยอดขาย
| กลุ่ม | ตัวอย่างสิ่งที่ควรใส่ในแผน |
|---|---|
| เงินจ่ายเริ่มต้น | อุปกรณ์ เงินประกัน ค่าติดตั้ง และงวดชำระที่ยังเหลือ |
| เงินจ่ายประจำ | ค่าเช่า ค่าจ้าง ค่าระบบ งานบัญชีและภาระประจำอื่น |
| เงินจ่ายตามกิจกรรม | วัตถุดิบ สินค้า บรรจุภัณฑ์ ค่าขนส่ง และค่าใช้จ่ายการขาย |
เติมภาษี เงินสมทบ การชำระหนี้ และค่าใช้จ่ายตามรอบที่กิจการต้องรับผิดชอบตามจริง โดยตรวจว่าแต่ละยอดรวมรายการใดแล้ว เพื่อไม่ใส่ซ้ำ เช่น งบพนักงานที่รวมเงินสมทบนายจ้างไว้แล้ว
ระบุวันที่ต้องจ่ายจริงและเงื่อนไขยกเลิกหรือเลื่อน ไม่ถือว่ารายการที่ยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ไม่มีภาระ หากบริษัททำสัญญาหรือสั่งซื้อผูกพันไปแล้ว
ตัวอย่างเงิน 360,000 บาท อาจเหลือระยะใช้เงินเพียง 3 เดือน
สมมติบริษัทมีเงินที่ใช้ได้ 360,000 บาท แต่มีงวดซื้ออุปกรณ์ที่ต้องชำระแน่นอนอีก 120,000 บาท เหลือ 240,000 บาทสำหรับค่าใช้จ่ายอื่น หากยังไม่มีเงินรับและเงินจ่ายสุทธิเฉลี่ยเดือนละ 80,000 บาท จะมีระยะใช้เงินโดยประมาณ 3 เดือน
| การเปลี่ยนแปลง | ผลต่อเงินที่เหลือหลังกันงวดอุปกรณ์ |
|---|---|
| เงินจ่ายเดือนละ 80,000 บาท ไม่มีเงินรับ | 240,000 ÷ 80,000 = ประมาณ 3 เดือน |
| เงินจ่ายเพิ่มเป็นเดือนละ 100,000 บาท | 240,000 ÷ 100,000 = ประมาณ 2.4 เดือน |
| มีลูกค้าแต่ยังไม่ได้รับเงิน | ยังไม่เพิ่มเงินในมือจนถึงช่วงที่คาดว่าจะรับจริง |
ตัวอย่างสมมติให้ยอดจ่ายรายเดือนรวมภาระที่เกี่ยวข้องแล้ว และไม่มีเงินเข้าออกก้อนอื่น ตัวเลขหารเฉลี่ยไม่แสดงวันที่เงินขาดระหว่างเดือน จึงต้องแตกตารางตามสัปดาห์หรือวันครบกำหนดของรายการใหญ่ประกอบด้วย
เงินสำรองที่เหมาะสมไม่ได้เท่ากันทุกกิจการ ธุรกิจที่ต้องซื้อสินค้าก่อนหรือให้เครดิตลูกค้านานย่อมมีจังหวะใช้เงินต่างจากธุรกิจที่รับชำระก่อนส่งมอบ
ทำแผนฐานกับแผนที่รับเงินช้ากว่าคาด
เริ่มจากประมาณการที่มีเหตุรองรับ เช่น จำนวนงานที่ยืนยัน เงื่อนไขเก็บเงิน และวันเปิดดำเนินงาน จากนั้นทำอีกกรณีที่ขายช้าลง ลูกค้าจ่ายช้า หรือค่าใช้จ่ายเริ่มต้นสูงขึ้น เพื่อดูว่าช่วงใดต้องตัดสินใจก่อนเงินลดถึงระดับที่รับไม่ได้
แนวทาง Cash Flow Forecast ของ Start Up Loans อธิบายการติดตามเงินเข้าออกในอนาคตเพื่อบริหารการเงินของกิจการ การนำมาใช้ในบริษัทไทยควรใส่ภาระและช่วงจ่ายตามธุรกิจจริง ไม่ใช้เงื่อนไขโครงการสินเชื่อต่างประเทศเป็นกฎของไทย
- แยกเงินรับที่ยืนยันแล้วกับยอดที่ยังอยู่ระหว่างเจรจา
- กำหนดยอดเงินขั้นต่ำที่เจ้าของต้องกลับมาทบทวนแผน
- ระบุรายจ่ายที่เลื่อนได้กับรายจ่ายที่ต้องจ่ายตามสัญญา
- ตรวจผลของการเลื่อนซื้อ จ้างเพิ่ม หรือรับงานใหม่ก่อนผูกพันเงิน
การตัดค่าใช้จ่ายต้องคำนึงถึงคุณภาพงานและภาระตามกฎหมายด้วย ไม่แก้แผนโดยตัดยอดภาษีหรือเงินที่ค้างคู่ค้าออกจากตาราง
ใช้รายงานบัญชีเติมข้อมูลจริง ไม่ทำงบประมาณแล้วเก็บไว้เฉย ๆ
เมื่อจบเดือน ให้เทียบเงินรับจ่ายจริงกับแผน แยกความต่างจากราคา ปริมาณ และเวลา เช่น ค่าเช่าเท่าเดิมแต่จ่ายล่วงหน้า หรือขายได้ตามแผนแต่ลูกค้ายังไม่ชำระ สาเหตุแต่ละแบบต้องแก้ต่างกัน
รายงานที่ใช้ประกอบควรมีเงินสดและธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินล่วงหน้า และรายการซื้ออุปกรณ์ พร้อมสถานะเอกสารค้าง ไม่ใช้รายงานกำไรขาดทุนเพียงฉบับเดียวแทนแผนเงินสด
กำหนดช่วงทบทวนสั้นลงเมื่อเงินตึง เช่น ตรวจยอดและภาระใหญ่รายสัปดาห์ แล้วปรับประมาณการเดือนถัดไปจากข้อมูลล่าสุด วันที่และความถี่นี้เป็นแนวทางบริหารที่เลือกให้เหมาะกับกิจการ ไม่ใช่กำหนดตามกฎหมาย
เริ่มบัญชีรายเดือนเพื่อรู้ว่าต้องตัดสินใจเรื่องเงินเมื่อไร
เตรียมยอดเงินที่มีจริง สัญญารายจ่าย งวดชำระคงค้าง และแผนเปิดขายให้ทีมบัญชี พร้อมแจ้งว่าต้องการเห็นรายงานใดเพื่อวางเงินสำรอง งานบัญชีที่ทันรอบช่วยให้ใช้ข้อมูลจริงมาทบทวนแผนได้ต่อเนื่อง
Greenpro KSP ให้บริการรับทำบัญชีบริษัทเปิดใหม่ โดยประเมินลักษณะงานและเอกสารก่อนเริ่ม หากต้องการรายงานเพื่อบริหารเงินสดหรือช่วยจัดทำประมาณการเพิ่มเติม ให้ตกลงผลส่งมอบและค่าบริการให้ชัด ไม่ถือว่ารวมอยู่ในทุกแพ็กเกจโดยอัตโนมัติ
ยังไม่มียอดขาย ต้องรอให้ขายได้ก่อนจ้างทำบัญชีไหม?
ควรจัดข้อมูลตั้งแต่มีรายการของบริษัท เพราะการเตรียมเปิดกิจการก็มีเงินจ่าย สินทรัพย์ และภาระที่ต้องติดตาม สำหรับภาพรวมหน้าที่บัญชีและภาษี อ่านต่อได้ในบทความเริ่มทำบัญชีบริษัทใหม่ด้านล่าง
แหล่งอ้างอิงและขอบเขตข้อมูล
แหล่งอ้างอิงรองรับหลักการที่ระบุในเนื้อหา ส่วนเช็กลิสต์และขั้นตอนจัดงานเป็นแนวทางเพื่อเตรียมข้อมูล ตัวอย่างตัวเลขเป็นสถานการณ์สมมติ ไม่ใช่ผลลัพธ์ของลูกค้า ควรตรวจรายการจริง มาตรฐานบัญชี สัญญา สถานะภาษี และหลักเกณฑ์ที่ใช้กับกิจการก่อนดำเนินการ
อ่านต่อเพื่อเริ่มบัญชีบริษัทอย่างเป็นระบบ
อยากรู้ว่าเงินเริ่มบริษัทพอใช้ถึงเมื่อไร?
คุยกับ Greenpro KSP เพื่อประเมินบริการรับทำบัญชีบริษัทเปิดใหม่ จัดรอบข้อมูลเงินรับจ่ายและภาระคงค้างให้ต่อเนื่อง พร้อมแจ้งรายงานที่ต้องการใช้วางแผนธุรกิจก่อนตกลงขอบเขตงาน
คุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้เลย แจ้งประเภทธุรกิจ วันที่จดทะเบียน สถานะเอกสาร และเดือนที่ต้องการเริ่มดูแล ทีมงานจะประเมินขอบเขตและเสนอค่าบริการก่อนเริ่มงาน
