บริษัทเปิดใหม่จ่ายค่าอุปกรณ์ ค่าเช่า และเงินประกัน ลงบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดได้ไหม?

จ่ายเงินก้อนเดียว แต่ได้สิทธิและทรัพย์สินคนละประเภท

บริษัทใหม่อาจจ่ายค่าตกแต่ง ซื้อเครื่องชงกาแฟ วางเงินประกัน และจ่ายค่าเช่าล่วงหน้าในสัปดาห์เดียวกัน หากส่งเพียงสลิปให้ลงเป็น “ค่าเปิดร้าน” ก้อนเดียว เจ้าของจะมองไม่เห็นว่าเงินส่วนใดใช้ไปแล้ว ส่วนใดเป็นอุปกรณ์ และส่วนใดยังมีสิทธิได้รับคืน

บทความนี้เน้นรายการหลังจดทะเบียนบริษัทในช่วงเตรียมเปิดดำเนินงาน ส่วนรายการก่อนจดทะเบียนหรือซื้อในชื่อบุคคลควรแยกให้ตรวจข้อเท็จจริงต่างหาก ไม่ถือว่าโอนเงินคืนผู้ก่อตั้งแล้วจะกลายเป็นรายจ่ายบริษัทโดยอัตโนมัติ

เริ่มจากจับคู่เอกสารซื้อ สัญญา หลักฐานจ่าย และหลักฐานรับของเข้าด้วยกัน แล้วตั้งคำถามว่า บริษัทได้รับอะไรและใช้ประโยชน์ในช่วงใด ก่อนเลือกหมวดบัญชี

แยกสี่กลุ่มก่อนส่งให้นักบัญชี

คำว่า “มัดจำ” บนสลิปยังไม่บอกประเภทบัญชีครบถ้วน เงินประกันความเสียหายที่คืนได้ต่างจากเงินจ่ายล่วงหน้าที่นำไปหักราคาสินค้า ควรแนบหน้าสัญญาที่อธิบายการใช้และการคืนเงินด้วย

ค่าตกแต่งต้องดูรายละเอียดงานและสิทธิในสถานที่ ไม่ใช้ชื่อบิลเป็นคำตอบว่าต้องเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดหรือสินทรัพย์ทั้งหมด

ตัวอย่างเงินออก 240,000 บาท ไม่เท่ากับค่าใช้จ่าย 240,000 บาท

หากเดือนแรกใช้พื้นที่ครบหนึ่งเดือนตามสัญญา ค่าเช่าของเดือนนั้นในตัวอย่างคือ 20,000 บาท ส่วน 40,000 บาทเป็นช่วงถัดไป ขณะที่เงินประกัน 60,000 บาทต้องติดตามแยกจากค่าเช่า อุปกรณ์อาจมีค่าเสื่อมราคาที่ต้องคำนวณเพิ่มเติม

จึงยังสรุปกำไรขาดทุนจากตารางเงินออกนี้ไม่ได้ ตัวอย่างมีไว้แสดงความต่างระหว่างการจ่ายเงินกับประเภทและช่วงเวลาบันทึก ไม่ใช่รายการบันทึกบัญชีสำเร็จรูปสำหรับทุกสัญญา

ทะเบียนอุปกรณ์ควรเริ่มตั้งแต่รับของ

จัดรายการอุปกรณ์แต่ละชิ้นหรือแต่ละชุดที่ติดตามได้ ระบุเลขอ้างอิงใบซื้อ สถานที่ใช้ ผู้ดูแล วันที่รับมอบ สภาพ และวันที่พร้อมใช้จริง แนบรูปหรือหมายเลขเครื่องเมื่อมี เพื่อให้ตามของเจอเมื่อย้าย ซ่อม หรือเลิกใช้

TFRS for NPAEs บทที่ 10 กำหนดหลักเกณฑ์เกี่ยวกับการรับรู้และค่าเสื่อมราคาของที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ กิจการที่ใช้มาตรฐานนี้จึงต้องพิจารณาอายุประโยชน์และความพร้อมใช้งาน ไม่รอวันขายครั้งแรกเพียงอย่างเดียว

ให้นักบัญชีกำหนดนโยบายการจัดประเภทตามมาตรฐานและสาระสำคัญของกิจการ หลีกเลี่ยงการใช้ราคาขั้นต่ำที่ได้ยินจากร้านอื่นโดยไม่ตรวจนโยบายของบริษัทตนเอง

การลงบัญชีกับสิทธิหักภาษีต้องตรวจแยกกัน

มาตรา 65 ตรี ระบุข้อจำกัดของรายจ่ายทางภาษี เช่น รายจ่ายส่วนตัวและรายจ่ายที่มีลักษณะเป็นการลงทุน การมีใบเสร็จหรือมีเงินโอนอย่างเดียวจึงไม่พอให้สรุปว่าหักเป็นรายจ่ายภาษีได้เต็มจำนวนทันที

• ตรวจชื่อผู้ซื้อ ผู้รับเงิน วันที่ รายการ และความเกี่ยวข้องกับธุรกิจ
• แยกรายการก่อนจดทะเบียน รายการซื้อในชื่อบุคคล และรายการที่ยังขาดหลักฐาน
• เก็บสัญญา ใบสั่งซื้อ ใบส่งมอบ และเอกสารจ่ายเงินไว้ร่วมกัน
• เมื่อข้อมูลเอกสารผิด ให้ติดต่อผู้ออกแก้ตามข้อเท็จจริง ไม่แก้ภาพหรือเปลี่ยนชื่อเอง

สิทธิภาษีซื้อและหน้าที่หัก ณ ที่จ่ายต้องพิจารณาอีกส่วนตามสถานะและประเภทรายการ ไม่รวมอยู่ในข้อสรุปเรื่องค่าใช้จ่ายทางบัญชี

ส่งรายการตั้งต้นให้ทีมบัญชีก่อนเอกสารกระจาย

ทำตารางสรุปเงินที่จ่ายแล้ว เงินที่ยังต้องจ่าย และเอกสารที่ยังรอ โดยแยกอุปกรณ์ ค่าเช่า เงินประกัน และค่าเตรียมงาน พร้อมแจ้งวันจดทะเบียนและแผนเปิดดำเนินงาน ข้อมูลนี้ช่วยให้ประเมินงานบัญชีตั้งต้นได้ตรงกับบริษัทจริง

Greenpro KSP ให้บริการบัญชีและภาษีสำหรับบริษัทเปิดใหม่ สามารถแจ้งความต้องการเรื่องการจัดประเภทเอกสารตั้งต้นและทะเบียนทรัพย์สินให้ทีมประเมินขอบเขตก่อนเริ่มงาน เพื่อให้ข้อมูลเดือนแรกต่อเนื่องไปถึงการปิดงบ

เอกสารยังไม่ครบ ควรรอส่งพร้อมกันหรือไม่?

ควรส่งรายการที่มีพร้อมทะเบียนสิ่งที่ขาด และกำหนดผู้ติดตามแต่ละใบ ไม่ปล่อยเงินประกันหรืออุปกรณ์หลุดจากการติดตามเพียงเพราะเอกสารบางส่วนยังไม่มา