เครื่องจักรเลิกใช้แล้วแต่ยังอยู่ในบัญชี ต้องตรวจอะไรบ้างก่อนปิดงบ?

เลิกใช้ในภาษาหน้างาน อาจหมายถึงหลายสถานะ

เจ้าของโรงพิมพ์อาจบอกว่าเครื่องเก่า “เลิกใช้แล้ว” แต่ในความจริงเครื่องอาจยังสำรองใช้งาน รอซ่อม รอขาย หรือถูกขายไปแล้วโดยเอกสารไม่ถึงทีมบัญชี แต่ละกรณีไม่ควรถูกปรับยอดเหมือนกันทั้งหมด

ก่อนปิดงบให้ตรวจสถานที่ ผู้ดูแล สภาพ วันเปลี่ยนสถานะ และแผนใช้ประโยชน์ของสินทรัพย์ที่มีมูลค่าสำคัญ ถ้าหาไม่พบ ให้ตรวจการย้ายหรือส่งซ่อมก่อนสรุปว่าสูญหาย

เริ่มจากทะเบียนทรัพย์สินฉบับปัจจุบัน เทียบกับบัญชีและของจริง เก็บรายการที่ไม่ตรงเป็นตารางติดตาม ไม่ลบออกจากทะเบียนเพียงเพื่อให้จำนวนตรงกับสิ่งที่เห็นวันนั้น

แยกสถานะเพื่อให้นักบัญชีตรวจตามเหตุที่เกิด

การคิดค่าเสื่อมครบไม่ได้ทำให้ทรัพย์สินหายไปจากกิจการ ส่วนการพักใช้ก็ไม่ใช่เหตุให้ลบทิ้งจากบัญชีโดยอัตโนมัติ ให้ผู้ทำบัญชีตรวจมาตรฐาน วิธีคิดค่าเสื่อม และเหตุการณ์จริงก่อนตัดสินใจ

ตัวอย่างขายเครื่องเก่าแล้วมีผลต่างจากมูลค่าตามบัญชี

สมมติเครื่องจักรมีราคาทุน 200,000 บาท ค่าเสื่อมสะสมถึงวันที่จำหน่าย 150,000 บาท และไม่มีรายการลดมูลค่าอื่น มูลค่าตามบัญชีก่อนขายจึงเท่ากับ 50,000 บาท หากขายได้สุทธิ 30,000 บาท จะมีผลขาดทุนจากการจำหน่ายตามตัวอย่าง 20,000 บาท

ต้องตรวจว่าค่าเสื่อมคำนวณถึงวันที่ถูกต้องและเงินรับตรงกับสัญญาจริง การมีเงินโอน 30,000 บาทอย่างเดียวไม่ตอบว่าเป็นการขายเครื่องใดหรือบริษัทได้ส่งมอบแล้วหรือยัง

TFRS for NPAEs บทที่ 10 มีหลักเกณฑ์เลิกรับรู้และคำนวณผลต่างจากการจำหน่ายสินทรัพย์ ตัวอย่างนี้จึงต้องใช้ร่วมกับข้อมูลและมาตรฐานที่กิจการใช้ ไม่ใช่แบบบันทึกสำหรับทุกเหตุการณ์

ชำรุดทางกายภาพ ไม่เท่ากับหักภาษีได้ทั้งก้อน

คำสั่งกรมสรรพากร ป.58/2538 แยกกรณีทรัพย์สินชำรุดออกจากกรณีทำลายหรือขาย จึงไม่ควรนำมูลค่าคงเหลือทั้งหมดไปหักเป็นรายจ่ายภาษีเพียงเพราะเลิกใช้งานแล้ว

ให้ตรวจการขาย การทำลาย การสูญหาย และการชดใช้จากประกันตามข้อเท็จจริง พร้อมเงื่อนไขและหลักฐานของแต่ละกรณี ผลทางบัญชีกับภาษีอาจต่างกัน ต้องมีตารางอธิบายส่วนต่างก่อนคำนวณภาษีประจำปี

หากยังไม่ได้ดำเนินการขายหรือทำลาย ให้แจ้งทีมบัญชีก่อนจัดการเพื่อเตรียมเอกสารที่เหมาะสม ไม่ทิ้งทรัพย์สินก่อนแล้วสร้างหลักฐานย้อนหลัง

แฟ้มทรัพย์สินที่เปลี่ยนสถานะควรเชื่อมครบหนึ่งรายการ

• เลขทะเบียนทรัพย์สินและเอกสารซื้อที่ระบุได้ว่าเป็นชิ้นเดียวกัน
• รายงานสภาพ ภาพประกอบ และวันที่ตรวจ พร้อมผู้รับผิดชอบ
• เอกสารอนุมัติหรือข้อตกลงขาย ทำลาย ส่งซ่อม หรือเคลื่อนย้ายตามจริง
• หลักฐานส่งมอบ รับเงิน หรือผลดำเนินการที่เกี่ยวข้อง
• รายละเอียดราคาทุน ค่าเสื่อมสะสม และรายการปรับที่เคยบันทึก

หลังปรับแล้วให้เทียบยอดยกมา ซื้อเพิ่ม จำหน่าย และยอดปลายปีระหว่างทะเบียนกับบัญชี หากมีผลต่างให้ระบุว่าเกิดจากชิ้นใด ไม่ใช้ยอดปรับรวมที่ไม่สามารถตามกลับได้

ให้ทีมปิดงบเห็นทรัพย์สินผิดปกติตั้งแต่ต้น

ส่งทะเบียนสินทรัพย์และตารางค่าเสื่อม พร้อมรายการที่หยุดใช้ ขาย สูญหาย หรือยังตรวจไม่พบ แยกเหตุการณ์ที่เกิดก่อนและหลังวันสิ้นรอบบัญชี เพื่อให้ประเมินงานตรวจปรับปรุงได้ตรงจุด

Greenpro KSP รับปิดงบการเงินและตรวจทานข้อมูลสินทรัพย์ตามขอบเขตที่ตกลง พร้อมพิจารณาประเด็นภาษีที่เกี่ยวข้อง แจ้งความพร้อมของทะเบียนและหลักฐานก่อนเสนอราคา โดยไม่ต้องรอรวบรวมครบทุกชิ้นจึงเริ่มปรึกษา

เหลือมูลค่าในบัญชีเพียงเล็กน้อย ต้องเก็บทะเบียนไหม?

หากทรัพย์สินยังมีอยู่หรือยังมีสิทธิและภาระเกี่ยวข้อง ควรติดตามให้ตรวจสอบได้ มูลค่าน้อยไม่ได้ทดแทนข้อเท็จจริงเรื่องการเป็นเจ้าของและการใช้ประโยชน์