บิลมาหลังสิ้นปี แต่เป็นงานปีเก่า ต้องเตรียมปิดงบอย่างไรไม่ให้กำไรผิดปี?

ตรวจสี่วันที่อาจไม่อยู่ในปีเดียวกัน

งานจัดกิจกรรมเสร็จปลายธันวาคม แต่ผู้รับเหมาออกบิลต้นมกราคม เจ้าของอาจส่งให้นักบัญชีในแฟ้มปีใหม่ทั้งหมด ทำให้ต้นทุนของงานปีเก่าตกหล่น ทั้งที่การรับงานและการจ่ายเงินเป็นคนละเหตุการณ์

แยกวันตกลงงาน วันส่งมอบหรือรับบริการ วันออกเอกสาร และวันรับหรือจ่ายเงินไว้คนละช่อง เมื่อข้อมูลไม่ตรงกันให้ระบุสาเหตุ เช่น ออกบิลตามรอบลูกค้า หรือตรวจรับงานล่าช้า

ตามTFRS for NPAEs ข้อ 3.3 การรับรู้รายการใช้เกณฑ์คงค้าง จึงต้องพิจารณางวดที่เกิดรายการ แม้เงินจะเคลื่อนไหวอีกงวด สำหรับกิจการที่ใช้มาตรฐานอื่น ให้ตรวจหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับกิจการนั้น

ห้ารายการที่ควรคัดออกมาตรวจแยกก่อนปิดงบ

ตารางนี้เป็นรายการเพื่อชี้เป้า ไม่ใช่สูตรตัดสินทุกธุรกรรม เช่น ใบส่งของที่ลงวันที่ธันวาคมยังต้องตรวจว่าการส่งมอบเกิดจริงเมื่อไรและมีเงื่อนไขอะไร ไม่เลือกปีจากชื่อแฟ้มหรือวันที่พิมพ์เอกสารเพียงอย่างเดียว

ตัวอย่างค่าบริการเดือนธันวาคมที่ได้รับบิลในมกราคม

สมมติบริษัทใช้บริการดูแลสถานที่ครบเดือนธันวาคมตามสัญญา 30,000 บาท รับบิลวันที่ 5 มกราคม และจ่ายวันที่ 15 มกราคม โดยตัวอย่างละรายละเอียดภาษีไว้ก่อน

เมื่อยืนยันว่าบริการของเดือนธันวาคมเกิดครบและมีภาระจ่ายตามสัญญาแล้ว ควรส่งให้นักบัญชีพิจารณาค่าใช้จ่ายกับยอดค้างจ่ายของปีที่สิ้นสุดธันวาคม ไม่รอเอาเงินจ่ายเดือนมกราคมไปเป็นค่าใช้จ่ายใหม่ทั้งหมด

เมื่อบิลและการจ่ายเงินจริงเข้าระบบ ต้องจับคู่กับรายการค้างเดิมเพื่อไม่บันทึกค่าใช้จ่ายซ้ำสองปี หากยอดจริงต่างจากที่ประมาณไว้ ให้ตรวจสาเหตุและปรับตามข้อเท็จจริง ไม่ลบรายการค้างเพื่อเริ่มใหม่โดยไม่มีร่องรอย

ตัวอย่างนี้ไม่ใช้แทนงานที่มีเงื่อนไขตรวจรับซับซ้อน งานยังไม่เสร็จ หรือยอดที่ยังมีข้อพิพาท กรณีเหล่านั้นต้องส่งสัญญาและสถานะงานให้ตรวจเพิ่ม

บัญชีถูกงวดแล้ว ยังต้องตรวจจังหวะภาษี

มาตรา 65 แห่งประมวลรัษฎากร วางหลักเกณฑ์สิทธิในการคำนวณรายได้และรายจ่ายภาษีเงินได้นิติบุคคล จึงไม่ควรเลือกบันทึกตามเงินสดเพียงเพื่อเลื่อนกำไรไปอีกปี

ส่วน VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่ายมีเงื่อนไขของตน ให้ทีมบัญชีแยกตรวจตามชนิดรายการ วันเกิดเหตุ และเอกสาร ไม่สรุปว่าการตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่ายทำให้ใช้ภาษีซื้อหรือเกิดหน้าที่หักภาษีพร้อมกันทุกกรณี

หากได้รับเอกสารช้า ให้เก็บวันรับเอกสารจริงและเหตุที่ช้าไว้ การปรับรายการบัญชีไม่ใช่การขอให้คู่ค้าเปลี่ยนวันที่ย้อนหลังให้ตรงกับปีที่อยากลง

ทำทะเบียนบิลมาช้าให้ตามกลับไปหารายการเดิมได้

1. กำหนดช่วงตรวจเอกสารก่อนและหลังสิ้นปีตามลักษณะธุรกิจ
2. รวบรวมรายการที่งานเกิดแล้วแต่บิลยังไม่มา และบิลที่มาแล้วแต่บริการยังไม่เริ่ม
3. ใส่เลขสัญญา คู่ค้า งวดบริการ ยอดคาดหมาย และผู้ยืนยัน
4. ให้ผู้รับผิดชอบตรวจหลักฐานและรายการที่ต้องปรับก่อนสรุปงบ
5. ติดตามบิลจริงพร้อมจับคู่กับรายการปรับปรุงที่บันทึกแล้ว

เมื่อทีมปิดงบแจ้งว่ายอดเรียบร้อยแล้ว แต่มีเอกสารสำคัญเพิ่มเติม ให้แจ้งทันทีพร้อมสถานะงบ ไม่แทรกยอดในไฟล์คนละฉบับหรือแก้เฉพาะรายงานโดยไม่แก้รายการต้นทาง

ส่งรายการข้ามงวดให้ประเมินก่อนเร่งจัดทำงบ

เตรียมงบทดลอง บัญชีแยกประเภท รายการค้าง สัญญาสำคัญ และบิลที่เพิ่งได้รับ ระบุวันสิ้นรอบบัญชีและวันต้องใช้งบ เพื่อให้ทีมประเมินว่าต้องตรวจปรับปรุงส่วนใดก่อน

Greenpro KSP รับตรวจทานและปรับปรุงบัญชีก่อนจัดทำงบการเงิน สามารถส่งข้อมูลมาประเมินได้แม้ไม่ได้ใช้บริการรายเดือนกับบริษัท โดยกำหนดขอบเขตงานภาษี การสอบบัญชี และการนำส่งแยกให้ชัด

เจอบิลปีเก่าหลังยื่นงบแล้ว ควรลงปีใหม่เลยไหม?

ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจข้อเท็จจริงและความมีสาระสำคัญ รวมถึงขั้นตอนแก้บัญชีหรือภาษีที่เกี่ยวข้อง ไม่ถือว่าบิลที่มาช้าทุกใบเป็นค่าใช้จ่ายของปีที่ได้รับเสมอ