รับเงินพรีออเดอร์แล้วแต่ยังไม่ส่งสินค้า ปิดบัญชีรายเดือนอย่างไรไม่ให้รายได้ผิดงวด?

วันที่จอง วันที่รับเงิน และวันที่ส่งมอบอาจอยู่คนละเดือน

ร้านขายของผลิตตามรอบหรือพรีออเดอร์อาจรับเงินเดือนนี้ แต่ส่งของเดือนหน้า ถ้าบันทึกเงินเข้าทั้งหมดเป็นรายได้แล้วลงต้นทุนตอนซื้อของภายหลัง กำไรแต่ละเดือนอาจแกว่งเพราะใช้วันที่คนละเหตุการณ์

เริ่มจากเก็บวันที่สั่งซื้อ รับเงิน จัดส่ง ส่งมอบ และยกเลิก พร้อมเงื่อนไขที่ลูกค้าตกลง เงินที่รับเป็นการชำระราคาหรือเงินประเภทใดต้องพิจารณาตามข้อเท็จจริง ไม่ใช้ชื่อที่ร้านเรียกเพียงอย่างเดียว

สำหรับกิจการที่ใช้ TFRS for NPAEs บทที่ 18 รายได้จากขายสินค้ามีเงื่อนไขการรับรู้ รวมถึงการโอนความเสี่ยงและผลตอบแทนที่มีนัยสำคัญ การได้รับเงินจึงไม่ใช่เงื่อนไขเดียวที่ตัดสินว่าต้องรับรู้รายได้แล้ว

ทะเบียนเงินรับล่วงหน้าควรแยกได้ถึงออเดอร์

เมื่อมีการแบ่งส่ง ต้องระบุว่าส่งรายการใด จำนวนเท่าไร และใช้หลักฐานอะไรในการพิจารณา ไม่ปิดสถานะทั้งออเดอร์เพียงเพราะส่งกล่องแรกแล้ว

ตัวอย่างการเดินยอดเงินรับล่วงหน้า

กรณีสมมติที่ละรายละเอียดภาษี: ต้นเดือนมีเงินรับล่วงหน้าค้าง 10,000 บาท เดือนนี้รับเพิ่ม 30,000 บาท มีรายการที่ผู้รับผิดชอบตรวจเงื่อนไขแล้วและนำเงินล่วงหน้าไปตัดกับการขาย 22,000 บาท และคืนเงินสำหรับรายการยกเลิก 3,000 บาท ยอดเงินรับล่วงหน้าคงเหลือจึงเป็น 15,000 บาท

สมการ 10,000 + 30,000 − 22,000 − 3,000 = 15,000 บาท เป็นตัวอย่างตรวจการเดินยอด ไม่ได้กำหนดว่าการส่งของทุกแบบทำให้รับรู้รายได้ทันที ยอดตัดและยอดคืนต้องมีเอกสารรองรับรายออเดอร์

ยอดคงเหลือนี้ควรแจกแจงได้ว่าเป็นออเดอร์ใดบ้าง ถ้ายอดรวมตรงแต่ไม่ทราบว่าเป็นของลูกค้ารายใด ยังไม่ถือว่าตรวจรายละเอียดครบ

ยังไม่เป็นรายได้ทางบัญชี ไม่ได้แปลว่ายังไม่มี VAT เสมอไป

สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ที่ขายสินค้าอยู่ในบังคับภาษี ต้องพิจารณาจุดเกิดภาษีแยกจากรายได้ทางบัญชี มาตรา 78(1) แห่งประมวลรัษฎากร กำหนดหลักการขายสินค้าทั่วไปโดยดูการส่งมอบ และเหตุที่เกิดก่อน เช่น การรับชำระราคา การโอนกรรมสิทธิ์ หรือการออกใบกำกับภาษี ตามส่วนของเหตุการณ์นั้น

ดังนั้น เงินพรีออเดอร์ที่เป็นการชำระราคาสินค้าอาจเกี่ยวข้องกับหน้าที่ VAT ก่อนส่งของได้ ต้องส่งเงื่อนไขรับเงิน หลักฐานและสถานะ VAT ให้นักบัญชีพิจารณา ไม่รอถึงวันที่ส่งสินค้าโดยอัตโนมัติ

การคืนเงินหรือเปลี่ยนสินค้าอาจเกี่ยวข้องกับเอกสารภาษีเพิ่มเติมตามเงื่อนไข อย่าแก้ด้วยการลบใบเดิมหรือออกเอกสารย้อนหลังโดยไม่ตรวจ ขอบเขตนี้ต้องพิจารณาจากรายการจริง ไม่ใช้ชื่อ “มัดจำ” เป็นเหตุสรุปทางภาษีเพียงอย่างเดียว

ปลายเดือนส่งทั้งเงินรับและรายการที่ยังต้องส่งของ

• รายงานเงินรับล่วงหน้าต้นงวด รับเพิ่ม ตัดใช้ คืน และคงเหลือ
• รายละเอียดออเดอร์ค้าง พร้อมกำหนดส่งล่าสุดและผู้ติดตาม
• หลักฐานส่งมอบหรือเหตุการณ์ที่ใช้พิจารณารายได้
• ข้อมูลซื้อสินค้าและต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับรายการขาย
• รายการยกเลิก คืนเงิน และเอกสารบัญชีหรือภาษีที่ออกแล้ว

แยกยอดที่ร้านจ่ายล่วงหน้าให้ผู้ผลิตออกจากเงินที่รับล่วงหน้าจากลูกค้า เพราะเป็นคนละด้านของรายการ แม้จะใช้เงินจากออเดอร์เดียวกันก็ไม่ควรหักกลบโดยไม่มีรายละเอียดให้ตรวจ

เมื่อกำหนดส่งเลื่อน ให้ปรับสถานะและประสานลูกค้าตามเงื่อนไข พร้อมแจ้งผลกระทบให้นักบัญชีทราบ การเปลี่ยนวันส่งไม่ใช่เหตุให้ย้ายวันที่รับเงินจริงในหลักฐาน

วางรอบส่งข้อมูลให้บัญชีตามพรีออเดอร์ทัน

แจ้งสัดส่วนพรีออเดอร์ ระยะรอสินค้า วิธีรับเงิน และสถานะ VAT พร้อมตัวอย่างออเดอร์ที่รับหลายงวดหรือส่งบางส่วน Greenpro KSP จะประเมินข้อมูลและขอบเขตดูแลบัญชีรายเดือนกับภาษีที่เหมาะสม

ตกลงว่าฝั่งร้านต้องส่งสถานะอะไร เมื่อไร และใครตอบคำถามเรื่องส่งมอบ เพื่อให้ทีมบัญชีตรวจเงินรับล่วงหน้าและรายการขายได้ต่อเนื่อง ไม่เริ่มตามใหม่ทุกสิ้นปี

เงินเข้าบัญชีเจ้าของแทนบัญชีบริษัทต้องทำอย่างไร?

แจ้งบัญชีรับเงินและเจ้าของบัญชีตามจริง เชื่อมหลักฐานกับออเดอร์ แล้วให้ผู้รับผิดชอบพิจารณารายการที่เกี่ยวข้อง การเปลี่ยนบัญชีรับเงินไม่ได้ทำให้ออเดอร์ของกิจการหายไปจากหน้าที่ตรวจบัญชี

พรีออเดอร์จำนวนไม่มาก จำเป็นต้องมีทะเบียนไหม?

เริ่มจากตารางที่ตรวจย้อนกลับได้ก็ช่วยได้แล้ว ความสำคัญอยู่ที่ยอดคงเหลืออธิบายได้รายออเดอร์และเชื่อมกับหลักฐาน ไม่ใช่จำนวนโปรแกรมที่ใช้